NICE営業物語 on kintone | kintoneで構築したSFA・営業支援システム

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名刺管理ソフトとSFAの違いや
連携するメリットを紹介!

名刺管理ソフトとSFAの違いや連携するメリットを紹介!

営業活動を支援するSFAと、名刺を管理する名刺管理ソフト、どちらも営業には欠かせない情報の管理を手助けするシステムですが、明確な違いはあるのでしょうか。

今回は名刺管理ソフトとSFAの違いをご紹介します。また、合わせて連携のメリットや使用時のポイントもご紹介。両方のシステムをうまく活用すると、情報の管理がよりしやすくなるのが特徴です。
名刺管理ソフトとSFAの違いや連携するメリット、実際に使用する時のポイントについて解説します。

名刺管理ソフトとSFAの違いとは


名刺管理ソフトとSFAは目的に明確な違いがあります。
名刺管理ソフトの目的は、いただいた名刺を効率的に管理することです。また、データ化した情報を有効活用し、簡易的な営業支援ツールとしても使えます。

対して、SFAは営業支援システムの略で、名前のとおり営業活動を支援することが目的です。支援の方法や範囲が幅広いのが特徴ですが、顧客管理や商談の進捗管理を通して情報支援をメインに営業活動を助けます。
名刺管理ソフトの中には、顧客リストを作る機能があったり、SFAに名刺管理機能が搭載されていたり、両方の特徴を持ち合わせているシステムもあります。

名刺管理ソフトとSFAを連携するメリット


名刺管理ソフトとSFAは連携でき、それぞれの機能を活かしたシステムを構築できるのが特徴です。
どちらも似ている機能に思えますが、SFAと名刺管理機能を連携すると、さらに利便性の高いシステムができます。本章では、名刺管理ソフトとSFAを連携する際のメリットをご紹介します。

人脈を可視化でき漏れなく管理できる

SFAは既存顧客に対する営業活動の支援には特化していますが、新規顧客や担当外の顧客の情報は管理できません。そのため、新しい顧客は自分で探す必要があります。 一方、名刺管理システムには社員がすでに名刺交換した相手の情報が登録されており、社員一人ひとりが持つ人脈を活用できるのが特徴です。

つまり、名刺管理ソフトでは営業する機会が望めそうな新規顧客の開拓に、SFAは名刺管理ソフトで開拓した既存顧客の管理に使うと、それぞれの特徴を生かした使い方ができます。

営業活動をスムーズに進められる可能性がある

SFAを使っても営業活動が思うように進まない場合、名刺管理ソフトを導入すると解決の糸口を見つけられる可能性があります。
名刺管理ソフトで収集した社員の人脈の中から、顧客に対して有効な人脈を築いている社員を見つければ、停滞していた営業活動をスムーズに進められるかもしれません。

実際に解決方法を見つけた後は、SFAを使って他の社員と情報を共有しながら営業活動を行います。有効な人脈を持つ社員が営業活動に参加したり、引き継いだりする場合でも、SFAを使っていればすぐに状況が把握できます。
SFAでは案件の中で工数がかかっているものをすぐに見つけ出せるため、予定より遅れていたり、状況がよくなかったりする場合は、名刺管理ソフトで登録した人脈を探ってみてください。

顧客情報を登録する手間が省ける

SFAには名刺を取り込んで文字を認識するOCR機能が搭載されていません。そのため、新しい顧客を登録する際は、顧客の氏名、会社名、会社の住所、電話番号などを逐一登録しなければなりません。

ですが、名刺管理ソフトには標準搭載で文字認識機能が付いているものが多く、名刺の写真を撮ってアップロードするだけで顧客情報を自動的に入力してくれます。
SFAは便利なツールですが入力すべき情報が多く、忙しい営業スタッフにとっては負担になる可能性があります。入力する情報の中でも顧客情報は自動入力しやすい項目なので、SFAは名刺管理ソフトと連携してさらに効率化を図るのがおすすめです。

SFAを連携して使用する時のポイント


続いて、SFAと名刺管理ソフトを連携して使用する際のポイントをご紹介します。

利便性の高いSFAと名刺管理ソフトを選ぶ

SFAは名刺管理ソフトと連携させると、さらに利便性の高いツールとして活用できますが、大切なのは使いやすいシステムを選ぶことです。
基盤となるSFAが使いにくいシステムの場合、せっかく導入しても最終的には導入した意味のないシステムになってしまう可能性があります。
また、名刺管理ソフトを選ぶ際も使いやすさと同時に、すぐに登録できる手軽さや、文字認識と自動入力機能が搭載されていることを確認するのがおすすめ。
会社や部署ごとニーズに合ったSFAを選び、その上で使いやすい名刺管理ソフトを連携させましょう。

外出先でもスマートフォンから使えるツールを選ぶ

SFAを使った営業活動で重要視したいのが、外出先でも情報にアクセスできる利便性の高さです。営業活動の中には、相手先の会社に出向いて商談を行う場合もあります。
その際、パソコンやタブレットではなく、スマートフォンから登録済みの情報にアクセスできると、より有効活用できます。もちろん会社のパソコンからアクセスした場合も、見やすく操作性の高いシステムを選ぶと、ストレスなく使えます。
また、営業活動中に情報が書き換えられた場合、外出先でもリアルタイムで情報を確認できるのがポイントです。

【まとめ】

SFAは既存顧客の営業支援に、名刺管理ソフトは新規顧客の開拓に活用しよう

SFAは既存の顧客管理や営業支援に特化したシステムなので、新規顧客を見つける際には別のツールを使う必要があります。そこで活躍するのが、社員がすでに持っている人脈を活用する名刺管理ソフトです。

SFAには名刺管理ソフトが連携できるので、二つのシステムを連携させて営業活動や日々の業務で、役立ててみてください。

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