業績の上がる営業日報の作成方法！営業力向上につながる所感の書き方
営業日報を採用している企業は多いと思います。しかし、それらを営業マンの行動監視、あるいは労務管理の手段としかとらえてない企業が少なからずあります。実は正しい営業日報からはいろいろな情報が読み取れるのです。営業日報をただの振り返り日誌的にみていた企業にとっては必見のコラムです。明日から是非、営業日報の見直しをしてみてください。
役に立たない？営業日報の本来の役割
営業日報の本来の役割は、その日の仕事の成果を営業担当者と上司が確認し、改善点などをアドバイスして、次の営業につなげることです。また、上司が営業のスケジュールを把握することで、効率的な業務の方法についてアドバイスできたり、成績を出している営業手法などを、ほかの営業担当者にも共有できたりする日報が理想でしょう。
CRMと営業日報の違いは？
CRMの目的
CRM（Customer Relationship Management）は読んで字のごとく、お客様との絆を深く、強くし、そのお客様が自社のみを向いてくれるようにするためのマーケティング手法であるというのが大きな特徴となります。
CRMの役割としては顧客管理が中心となります。顧客に紐づいた購買データをベースに、その顧客に対してメールを配信したり、会員管理をしたりします。あるいはWebからの資料のダウンロードを通じて、顧客の指向を分析し、マーケティング活動のための材料とします。
営業日報は営業管理
一方営業日報は営業マンの日々の活動を把握・管理することを通じて、営業状況の進捗を把握することが目的となります。ですからCRMは顧客との関係性向上と維持が目的であり、営業日報は営業マンの活動管理を通じて、営業の状況、つまり案件の有無やクロージング確度などを把握するものとなります。
営業マンが抱えるよくある悩み
いやいや日報は読み返しても、内容がよく分からない
営業日報を書くことが大好きだ！という営業マンはおそらく一人もいないことと思います。日々優秀な営業成績を上げているトップセールスマンでも、営業日報と聞くと気持ちが暗くなってしまう人は少なくありません。
しかし経営層の立場からすると営業マンの日々の活動を把握することはとても重要です。労務管理という視点もさることながら、日報から見えてくる案件の情報とクロージング確度。これは売上の見通しだけでなく会社としての資金繰りにも大きく影響してくるからです。
そもそも、書きたくない営業日報を書かされているわけですから、管理者が求める詳細な情報が書かれていないなどということは日常的と思わなくてはいけません。
なので、報告の精度が低いのはいうまでもなく、含まれてなくてはならない競合の状況、先方の感触・反応、提示した価格、今後の営業計画・アプローチ、受注の見込み・確度など重要なことが記述されていないことがあります。
こういう営業日報では、実際の営業の現場がどうなっているかが把握できないだけでなく今までの営業プロセスが見えないのは当たり前です。
したがって、どの担当者に対して、どんな営業をしたか、先方の要望はどんなものかなど、分かっていませんから、過去の内容・結果を活かした営業ができないことになります。 当然、案件の確度が判断できないわけですから、今後のアプローチ方法を考えるのに時間がかかってしまい、とても効率が悪いという悪循環に陥ってしまうことは容易に想像できます。
書くのに時間がかかる
一日10件、20件と営業活動を行って、足が棒のようになり疲れてやっと会社に戻ってきたら、その日の日報作業が待っています。明日の準備をして、早く帰って、温かいお風呂に入りたいと思っても、そうはいきません。
多くの営業マンが営業日報で悩むのが、そもそもの書き方が分からないということにあります。何をどのように書けばよいのか、日報の内容を考えるのに時間がかかってしまい、結局残業という羽目に陥ります。
日報が手書きや、エクセルへの入力はストレスを感じさせます。さらに入力しにくいと時間がかかってしまいますが、そうかといって書き終わるまで帰れません。そうなると営業に使う時間を削って、日報作成に充てるなどする営業マンが出てきますが、営業マンの仕事は日報作成ではありませんので、本末転倒となってしまいます。
マネジメント層が日報を活用できていない
せっかく営業マンが書いた営業日報ですが、今度はマネジメント層がそれを活用できていないという問題があります。多くの企業であるのが、実はこのケース。営業マンはいやいや営業日報を書いて、しかも内容は意味不明なものばかり。一方のマネジメント層は内容の良し悪しは別として、提出された営業日報を活用できていないので、部下に対してタイムリーな指示が出せていないという現実があります。
正しい情報をもって、適切な判断と指示を出せるならば、その会社の営業成績はうなぎ登りに成長するのでしょうが、営業日報を儀式的に扱っている場合、営業成績の向上は望めません。
そもそもマネジメント層が営業日報を見ることができていない、というのがあります。その原因としては、1日に送られてくる日報の数が膨大、1つ1つ目を通すのに時間がかかる、結果、具体的な指示が出せていない。これには、マネージャー自身のスキルに依存するところはありますが、営業日報からは営業プロセスがよく分からないのが原因だと思います。
つまり、日報の内容が把握できないということですが、そもそも日報に具体的な内容が書かれていないため、マネジメント層がどのように指示を出せばいいのか頭を抱えてしまうというケースが多いようです。
ダメな営業日報の例
では、意味のない営業日報とはどんなものなのでしょうか。
- ・営業日報を惰性で作成している
- ・昔からの習慣だから、何となく決まっているルールだから、などの理由で書いている
- ・上司のチェックは後日（または、ハンコだけ押す）
- ・ただの日記になっている
- ・記憶が曖昧で書いてあることが正確ではない
営業日報の書き方
営業日報の書き方のポイントは、以下の通りです
スケジュールを入れる
営業に限らず、ビジネスにおいてスケジュール感覚を身に着けることはとても重要なことです。まず、その日の予定を日報に記入します。それからどの企業を訪問したのかを記載し、一日のスケジュールを確認して、予実の確認を行います。これは忘れないうちに記入することが大切です。
記憶が新鮮なうちに記入する
人の記憶は時系列とともにどんどん薄れていきます。なので、記憶が新鮮なうちに記入します。時間がたてばたつほど日報の記入が面倒に思えてくるだけでなく、後回しにすることでクライアントとどんな話をしたか忘れてしまいます。ですから記憶が残っている間に書いておくのが大切です。
付随する情報などを書いておく
訪問回数、相手先担当者の情報、さらには持って行った資料などを付随情報として加えておくと営業担当が変更になった場合など、引き継き作業がスムーズに行えるというメリットがあります。
商談内容を分かりやすく書いておく
そのときは良く覚えていても、時間とともに記憶が曖昧になるため、記憶が残っているうちに記入しておくことが大切です。
商談内容は、具体的な金額や数量のことが話合われますから、商談でどんな話が出たか、顧客の意見はどのようなものだったのか、どんな話が顧客に刺さったのかなど分かりやすく記入しておくことで、新たなニーズを発見できたり、あるいは受注にむけての糸口を見つけることができたりします。
良かったこと・できなかったことを書く
商談成立した場合もそうでなかった場合も、あとのために経験を残すことは大切です。良かったことは成功体験を書くことでメンバーのモチベーションアップにつながります。またはできなかったことでも、なぜだめだったかを振り返ることで、新たな課題の発見につながり、それが次回までの改善点となります。その積み重ねが営業ノウハウとして獲得できていくのです。
次の訪問までに用意していくものなどをメモしておく
商談の内容次第では、次回の訪問時に提出しなければなら資料などを求められることがあります。商談が次のステージに上がってくるということはクロージング確度が上がるということですから、面談の相手も職位が高くなってきます。重要な商談においてうっかり忘れは命取りです。ですから、用意、準備していくものもその場でメモをとる習慣をつけてくだい。
営業の優先順位を付ける
クロージングへの確度においては各社呼び方がまちまちですが、一般的にはA～Dのアルファベットで表す場合が多いようです。Dは20％以下、Cは60％で見積もり提出、Bは70％でほぼ受注に近い状態などというように商談内容に順位をつけて管理を行っています。
そうした確度を記入してその時の訪問結果を管理するのは言うまでもありませんが、営業日報にその確度をきちんと記入しておく必要があります。そうしておけば、確度の高い案件から効率的に対応することができます。
所感を書く
営業日報は日々の営業活動を粛々と明記することが本来の役割ですが、それ以外にも気づいたことや感じたことを記入することも大切なことです。
例えば、顧客から言われた製品の改善点など、あるいは顧客と話しをしていて出てきた、新たな発見やアイディアなど。これは新たな気づきとして会社あるいは開発にフィードバックすることで新製品開発に結びつくこともあります。
あるいは、自身の課題を把握するためや行動指針とするために、所感を残すという作業は大切なことと言えます。
業績の上がる営業日報の4つのポイント
業績を上げるのに使える営業日報とはどのようなものなのでしょうか。大事なのは、以下の4項目が満たされていることです。
営業も上司も営業日報を「業績を上げるツール」として使うことを認識する
営業日報をただの振り返りのための資料だと思ってはいけません。
営業日報の最大の使命は仕事の状況を可視化することです。それは営業の進捗を詳らかにし、そこから見えてくる問題点を洗すことから、顧客の反応も明確になります。さらには担当営業が抱えている問題もわかってくれば、今後の営業活動を改善するための材料も見つかります。
日時、スケジュール、訪問履歴、商談内容、相手先の情報などを細かく書く
上司に報告すると同時に、自分のスケジューリングや営業活動について見直すことにもなります。
上司が毎日チェックをして、他の営業担当者と見比べる
各営業担当者に足りないもの、優れているものが分かりやすく、成績の上げ方を的確にアドバイスすることができます。
営業は、上司から受けたアドバイスを次の日から実践するという仕組みができる
・チーム内でフィードバックする文化を作る
営業日報をただ「提出・読む」だけでは振り返りと何ら変わりません。大切なのは日報の内容を確認し、そこから明らかになった課題に対して、部下へ適切なアドバイスすることです。営業は営業状況の確認を行い、受注へのアプローチ方法を考え、その上で上司やマネージャーからのアドバイスを求めます。
つまり必要十分の項目があり、上司が素早くチェックができる営業日報が業績を上げる営業日報なのです。
紙エクセル vs ペーパーレス
手書き・エクセル入力に日報はもう古い！
・手書き・エクセル入力のデメリット
手書き・エクセル入力のデメリットとしての一番は、とにかく時間がかかるということです。特にエクセルは後から情報追加がしにくい理由としては、そもそもエクセルは表計算ソフトであり、日報入力ツールではないということです。なので、俯瞰的な流れを把握できないなど時系列では情報を追うことができません。せいぜい1日の流れが分かる程度です。
・ペーパーレス化のメリット
リアルタイムで現在の状況を把握できるのがペーパーレス化の最大のメリットですが、それ以外には入力が楽になります。モバイルデバイスを活用すれば、異動などの隙間時間に入力できることができますし、リアルタイムにチーム内で状況を把握することもできます。最新の情報を更新することでチーム内の共有も早くなり、上司からの的確な指示が可能となります。さらには情報を横展開することでチームワークの強化にもつながりますし、チームメンバー全員のスキルアップにつながります。
みんなで日報やそのフィードバックを共有することは全員の営業スキルの向上にもなります。
ペーパーレスでこんなに変わる！
紙ベースの営業日報やそもそも計算が得意なエクセルを無理やり営業日報の入力フォームとして使うことは限界があることはお分かりいただけたかと思います。
営業日報をIT化することのメリットはペーパーレス化だけでなく、営業や商談のプロセスを可視化できるという点にあります。営業日報が振り返りのためのものであれば、わざわざIT化することはありません。蓄積された膨大な営業日報のデータから、営業プロセス、商談プロセスを可視化し、それらを活用することの最大のメリットは、短期間で案件をクロージングするかということにあります。そのためには日々活動する営業マンの活動内容を営業日報として入力してもらうことが必要不可欠となるのです。
ペーパーレス化は一見すると会社にとってのメリットだと思われがちですが、実は個々の営業マンが一番恩恵にあずかるのです。
手書き作業の時代は、日報作成のために会社に戻らなくてはなりません。しかし、いまは営業先からスマホなどのモバイルデバイスをつかい、日報フォームに従って入力すればよいですから、営業先近くの喫茶店などから入力送信してしまえば直帰も可能です。
またマネジメント層においても、営業会議の資料など期間、案件確度、個々の営業マンなどを入力すれば、瞬時に作成することができます。営業会議当日、それをプロジェクターで投影すれば、印刷などはまったく不要となりますし、営業拠点が複数ある場合は、事前にメールで配信、あるいは社内サーバーに入れておけばいつでも共有できます。
ペーパーレス化は営業効率だけでなく業務効率も向上するのです。
まとめ
営業日報には振り返りのためのものではないということを述べてきました。営業プロセスあるいは商談プロセスを可視化して、そこから読み取れる情報から案件確度をどのように進めるべきかの判断材料にするためとても重要なものとなります。
そのためには個々の営業マンが足で稼いだ情報をきちんと営業日報に落とし込んでもらう必要があり、そのための手段としてIT化にともなうペーパーレス化がもっとも適しているとお伝えしました。
今後、ITが進化していく中で、AIを駆使した営業日報の仕組みも出つつあります。そのためには営業日報に格納された情報やその精度が大切でとなります。精度の高い営業情報とAI機能が両輪となり、それをきちんと使える企業がいわゆる勝ち組として生き残っていくものと思います。
今後ますます営業日報の重要性は増すことでしょう。
