案件管理システムとは？営業マンの仕事をサポートするツールの選び方
スケジュール管理、顧客管理、案件管理など管理ツールの代名詞的になりつつあるのがExcelです。確かにExcelは多機能であり使いやすいソフトウェアではありますが、本来は計算と数値管理を最も得意とするソフトなのです。誰もが使いやすいがために、いろいろな用途に使われるようになり、売上管理だけでなく案件管理においてもExcelを使う企業が増えています。売上結果を管理するにはExcelは向いていますが、これからの予定、予測である案件を管理するにはExcelは不向きと言えます。
ここでは案件管理とそれに必要なシステムについてご紹介したいと思います。
案件管理システムとは？
顧客管理システムとは？
案件管理とは？
最初にそもそもの案件とは何か？についてお話したいと思います。案件は自社の商品やサービスに関して、顧客や取引先から受けたさまざまな問い合わせのことを指します。
一般的にこの問い合わせのことを「引き合い」と呼んでいます。例えば、商品の特徴や特質、価格、納期、アフターサポートの有無などなどを指します。問い合わせ、すなわち引き合いがあるということは相手が自社の商品について多少なりとも購入への意思表示となります。
この引き合い＝案件を受注につなげるために、案件の情報を適切に管理することを“案件管理”と呼んでいます。
案件情報には売上見込み金額、商談の日程、商談の進捗、受注の確度などを含みます。なかでも最も重要なのは、商談の進捗度合とそのときの受注の確度となります。いくら大型な案件であっても商談の進捗が見えてなく、受注できる確度が10％以下。これではいつ売上になるかわかりません。
そこで案件管理システムを活用すれば、効率的かつ、効果的に案件情報を管理することができるのです。
案件管理システムの種類
案件管理に特化したツールは二種類に大別されます。
一つはCRM（Customer Relationship Management）システムと呼ばれるもの。 日本語では「顧客関係管理システム」もしくは「顧客関係性マネジメントシステム」と訳されます。もう一つはSFA（Sales Force Automation）と呼ばれるもので、日本語では「営業支援システム」「営業支援ツール」と呼ばれています。
SFA導入の目的としては、営業担当者の行動を管理し、営業活動の効率化を図り、案件に関するあらゆる情報を管理・活用することで、受注につなげることにあります。
案件管理システムを導入するメリット
案件の進捗状況をリアルタイムに把握・共有できるということは、誰が、いつ、何の案件を、どのように処理・対応したかをいつでもチェックできるということです。
案件管理システムの使用者同士でリアルタイムに情報共有ができると、案件の進捗状況を容易に把握し、また未対応の案件があった場合など、即時に対応することができます。
分析が容易になるのも、案件管理システム導入のメリットです。売上の見込みや実績の数値を分析し、必要に応じてグラフ化することも容易に行えます。
営業マンの行動フローが確認しやすく、次に取るべき行動をリスト化できるものもあります。さらに案件ごとの営業担当者のスケジュールを把握できるのも案件管理システム導入のメリットと言えるでしょう。
案件管理システムはその案件がいまどのような状況にあるのかを可視化することで、案件のプロセスが見えてきます。そうすることで、次に取るべき行動と優先順位が明確になりますので、平面的なExcelでの管理では見えなかった部分が鮮明になります。
案件管理システムを選ぶときの比較ポイント
案件管理にはExcelではなく、案件管理システムが必要であることはご理解いただけたかと思いますが、採用にあたってやはり一番気になるのは初期導入費用と運用にあたっての費用だと思います。
この部分にあっては、各社各様で、初期費用が低くても月額の運用費用が大きいこともありますし、一方運用費用はそれほどでもなくても、社員のトレーニングなど教育に手間とコストがかかってしまうということもあります。ですから導入で得られる効果とコストを比較して、バランスが取れるものを選ぶことが重要です。特に運用費用においては、クラウドの場合とオンプレミスの場合とでは月額費用などが異なりますので、十分な調査が必要です。
費用の次に大切なのが機能です。必要な機能だけが揃っているものを選ぶのが良いでしょう。どうせ導入するならと機能が多すぎても、うまく使いこなせない可能性があります。機能の数とシステムとしての評価は同じではないことも理解しておきましょう。
使いやすさも大切なポイントです。それにはできるだけ操作がシンプルなものを選ぶことです。
それとこれも大切なポイントですが、いまやほとんどの営業マンがスマホを携帯しています。ですから、パソコンはもちろん、スマートフォンにも対応しているものを選ぶことも大切です。それと、サービスのサポート体制が整っているものを選ぶことも言うまでもありません。
案件管理に役立つ「NICE営業物語」の特長
NICE営業物語ツール概要
NICE営業物語（SFA）は、自社の営業部門での使用を目的として1999年に大手経営コンサルタント会社の指導により初期バージョンが開発されました。その後、外販むけに数々の機能追加を行い、数多くの業種の営業部門で活用されています。
営業担当者が「営業報告」として入力した案件情報を自動的に集計、分析し、経営者や管理者の方へはリアルタイムにグラフ化して表示します。また、商談プロセスを一目で確認できるため、担当営業へ的確な指示を与えることができます。
NICE営業物語を使用する営業マンは、蓄積した営業情報をもとに、売れる営業担当者の行動パターンや商談事例を共有することができ、営業スキルの底上げや平準化ができます。 多忙な営業マンでも簡単に営業情報を入力できるように、スマートフォン・モバイル端末など様々な方法での入力にも対応し、登録された情報は営業マン自身も有効に活用することができます。
案件管理システムとしてのNICE営業物語には以下の機能があります。
●案件管理機能
拠点・部署・営業担当者・販売店・重要顧客ごとに月別・期別の実績・見込みを把握したり、案件の精度別に見込み数字を振り分けて確認することも可能です。また実績、見込の内訳はドリルダウンして詳細を把握することができます。
●商談プロセス管理・指示/コメント機能
営業担当者ごとの案件一覧と商談進捗状況を一目で把握し、停滞している案件や注意すべき案件に対して的確な指示を送ることが可能です。モバイル端末を利用すれば、外出先から商談進捗の確認することができ、客先を訪問する前に過去の商談経緯の再確認を行うことも可能です。
●継続営業報告作成機能
期間や対象となるお客様を指定するだけで、控えている案件の一覧や進捗状況を一目で確認することができます。継続営業報告の作成や、予定の作成なども併せて行うことができます。
案件管理におけるNICE営業物語の活用シーンをご紹介します。
•案件を一元管理し、進捗状況を把握することで、的確な指示にて案件確度を向上（建設業）
•設計・積算部門、工事部門でスムーズに案件情報を共有（建設業）
•類似システム案件の共有により、提案資料や提案プロセスを有効活用（IT業）
•保守契約の更新時期やリースアップの時期を把握しマメな提案が可能（サービス業）
•造船所別の案件、１隻の建造に関わる複数案件も線表で一元管理（造船業）
•工事案件発掘から設置工事までの案件情報を一元管理（工事業）
•海外の出張先でもリアルタイムな案件情報や建造情報を把握（造船業）
売上アップの第一歩は自社にあった案件管理システム選びから
いままでの説明を通じて、Excelによる案件管理には限界があることはよくご理解いただけたと思います。餅は餅屋のことわざのごとく、それぞれの得意とするシステム、ソフトウェアを選択することが大切です。しかし、どのシステムも決して安いものではありません。よく検討せずに導入してしまうことはとても危険なことです。
どの案件管理システムが自社に適しているか、事前に体験ができるメーカーが多くあります。体験セミナーの受講や、体験導入を申し込むなど、どれが自社に一番適しているかを十分に検討されることをお勧めします。
