SFA（Sales　Force　Automation）、日本では営業支援システムと呼ばれるこのシステムは、90年代にアメリカで注目され、日本では2000年に入ってから外資系企業を中心に利用され始めました。
機能の一部が似ていることからCRMと同類とみられやすいのですが、SFAは営業マンの業務効率化、CRMは顧客との関係強化と根本的にはそれぞれの目的が異なります。
今回はSFA導入にあたり、その目的やメリットについてご紹介したいと思います。

SFAに限らず、どのようなシステムやサービスも導入の必要性やそれによって得られるメリットがあるからこそ普及していきます。ではSFAの必要性やそのメリットはどこにあるのでしょうか？
“営業業務の効率化を図ること”、これがSFAの大きな目的です。しかし、これでは漠然としていて具体的ではありません。はたして営業業務の効率化とはどのようなことを指すのでしょうか？
それでは原点に立ち返って、SFAを導入していない会社の営業マンの一日の業務を時系列に見てみましょう。

まず、出社してから朝礼があり、それが終わると今日一日の訪問予定を確認します。訪問の順番、持参する資料などを確認し、行動予定表に行先と帰社時間を記入したら外出です。飛び込み営業でなければ、一日の訪問数は4～5件がよいところでしょう。ある会社は初めての訪問、またあるところは大詰めの商談で今日こそは注文をもらえるかもしれないというように、訪問先によってその内容は異なります。

夕方5時、訪問のすべてが終わると、営業マンは帰社してその日の営業日報を作成します。SFA未導入企業の多くは、ワープロまたはメールを使っての日報作成となります。プリントアウトあるいはメールにファイルを貼付して上長に提出します。それが終わると次の日訪問する先の準備となります。

次に営業マンの上長が提出された日報に目をとおして、そこに記載されている案件や商談の内容や金額をエクセルシートにまとめていきます。気が付けば時計はすでに夜の9時近く。また今日も残業です。
これらがSFAを使っていない一般的な営業部の姿ではないでしょうか。

さて、このような営業部がSFAを導入するとどのように営業業務が効率化するのでしょうか。
第一の効率化として、営業マンは営業日報を作成するために帰社する必要がなくなります。近年のスマートフォンやタブレットの普及により空いた時間で外出先から営業日報を作成して提出することができます。日報のフォームも入力形式がほとんどのため、ワープロでの作成よりも手間がかからなくなっています。

さらにリアルタイムでの入力となるため、上長から報告内容にたいして適宜アドバイスをすることができるため機会損出をすることが少なくなります。
マネジメント層においては、業務時間内に日報の集計ができるため無駄に残業することも少なくなります。さらに顧客台帳をSFAに構築できるため、いままでは個々の営業マンが把握していた得意先に関する情報は共有しやすくなるため、従来のような属人的になることを防ぐことができます。

●SFA導入のメリットは営業業務の効率化にとどまることはありません。
優秀な営業マンの技術を共有できるという点もあるのです。第一として成績優秀な営業担当者のアプローチ方法などをデータ化することができます。それにより部署内のメンバーに共有することで営業全体のレベルアップが可能となります。

●営業活動の属人化を防げることもSFA導入の効果です。
企業にとって営業スキルの平準化が理想です。SFAはクライアントごとに必要なノウハウ、ネットワークなどの共有が可能であるため、担当者が変更する際、引き継ぎなどをスムーズに行うことができます。結果、クライアントとの信頼関係を維持しやすくできるのです。

SFAの導入目的を明確にし、営業担当者に伝える

すべてにおいてそうですが、SFAの導入目的が明確になっていないと、導入後の運用がうまくいかないことは言わずもがなです。
もっとも陥りやすい失敗としては、データの入力作業や管理すること自体が目的になってしまい、会社の売り上げや利益を最大化するといった目的を見失ってしまう。
SFA導入の目的、活用方法を明確にした上で現場の営業担当者と共有することが大切ですが、もしも営業担当者がSFAの必要性をわかっていないと、データを入力しなくなるおそれがあります。

＊SFAの導入目的としては、企業ごとに事情が違うため同じではありませんが、一般に以下の３つが導入目的となります。
◆SFAだけでなくすべてのシステムやサービスを導入するには、企業の売上、利益の最大化が第一となります。
◆大抵の企業には顧客リストはありますが、重要なのはリストではなく、顧客ひとつひとつが持つ特性や事情など営業マンが足で稼いできた情報です。従来は営業マン個々の頭の中にあり、属人的な情報となっていました。
◆営業マンが営業本来の業務を遂行できるために手間や時間を削減し、業務効率を向上させることはSAF導入の最初の導入目的となります。

SFAに蓄積されたデータの活用

SFAに蓄積されたデータを活用してこそ、本当の意味で導入のメリットを得られたと言えます。
各営業マンから集められた情報をもとに営業活動の改善を図っていくことは、業務効率の大きな効果と言えます。しかし、SFAでモニタリングできる指標は数多くあるため、必要な数値や指標を見極める必要あります。また、データの活用は短期的な視点で見たデータにのみに注目すると方向を誤ることもあるので、注意が必要です。

最初はナカシマグループ内における営業部門での使用を目的として1999年に大手コンサル会社の指導により初期のバージョンが 開発されました。その後、一般販売にむけ数々の改善と機能追加を行い、いまでは多くの企業における営業部門にて活用されています。

NICE営業物語の主たる機能をご紹介します。

日報・営業報告作成機能

日報作成のために帰社する必要がなくなります。ブラウザベースのため、スマートフォンやタブレットを活用すれば外出時の移動時間や空いた時間を活用して日報が作成できます。入力画面は、スマートフォンやタブレット用に使いやすい仕様となっています。入力項目のカスタマイズが行えます。

担当者ポータル機能

一日のスケジュールや対応が遅れている案件情報を瞬時に把握することができます。タイムラインで上長や他の営業担当者とのやり取りも可能なため、他者のノウハウをシェアするこが可能です。

商談プロセス管理機能

部下の営業部員が担当する案件一覧と商談進捗の度合いを把握でき、停滞している案件やアドバイスが必要な案件に対して的確な指示を行い、社内で共有すべき商談事例について経緯の情報共有を指示することができます。

「自社の業務内容に合ったSFAが欲しい」「現在の基幹システムと連携したい」などのご要望には、NICE営業物語カスタマイズサービスの利用をお薦めします。自社専用の機能や、各種システムと連携したいといった要望に対応しています。
「権限設定の拡張」や「オリジナル帳票への出力」など、NICE営業物語に標準で搭載している機能をお客様仕様にカスタマイズしたり、オリジナルの機能を開発することができます。

かつて営業は人間臭く、泥臭いものと思われていました。根性論が先に立ち、売れるまで帰ってくるな！というのが通説となっていたのです。
しかし、SFAやCRMの登場により営業は科学的であるというのが証明されつつあります。科学的であるということの意味の一つに、可視化というのがあります。いままでは個々の営業マンのスキルや人間関係に頼っていた営業活動が、SFAによってそのプロセスが可視化されつつあるからです。可視化されれば、共有は難しくありません。そしてその可視化を可能にしているのは、SFAのインフラを支えるITの賜物なのです。
ITという科学の力を使って、営業を科学的に可視化し、共有する。まさにSFA導入の真髄と言えます。