SFAの日報作成機能とは？活用するメリットと運用時のポイント
SFAの登場により営業マンの日報作成がとても楽になりました。インターネットの普及も手伝って、わざわざ日報作成のために夕方会社に戻ることなく、外出先からも営業日報を作成・送信することができます。
情報を制するものは市場を制すという言葉がありますが、営業日報からはいろいろなことが読み取れます。しかし、それもこれも営業マンが日々日報を作成してくれてのこと。さて、SFAの日報作成機能とは何が優れているのでしょうか。
SFAの日報作成機能を利用するメリット
SFAとは？
「Sales Force Automation」の略称で、略して「SFA」（エス・エフ・エー）と呼んでいます。日本語では営業支援システム、あるいは営業支援ツールという呼び方が一般的です。日本における歴史は20年ほどで、アメリカで90年代に注目されたのが始まりです。SFAは営業マンが毎日の営業活動を円滑に行うことができるよう、業務の効率化や商談プロセスの可視化ができるシステムです。
CRMが顧客管理や顧客との関係構築に特化している対外的なシステムに対して、SFAは営業マンをサポートするための機能が多く備わっている対内的なシステムとなります。
SFAの主な機能には、日報作成機能、案件管理機能、スケジュール・実績確認機能、顧客カルテなどがあります。
日報作成機能のメリット
営業部門がある会社では必ずと言ってよいほど営業日報の作成が求められます。営業日報を通して、商談件数や商談金額、顧客との関係について把握することができます。一般的な営業日報はワープロソフトなどでの作成提出がほとんどであるため、商談件数や商談金額の集計となるとマネージャーが電卓あるいは表計算ソフトに転記するという作業が発生し、効率的ではありません。営業日報そのものをエクセルなどの表計算ソフトで作成する会社もありますが、集計はできても分析となるとうまくいかないのが現状です。残念ながらワープロソフトや表計算ソフトでは商談の推移（プロセス）を管理することはできません。
SFAが持つ日報作成機能としては、ワープロソフトのようにほぼ白紙の状態であるわけではなく、予め入力すべき項目が明示されているフォーム形式になっていることがほとんどです。そのため、日報の作成にかかる手間と時間がワープロ形式などに比べて大幅に短縮することができます。いまではスマートフォンの普及により、帰社せずに外出先から日報を作成することができるようになりました。そのため空いている時間を有効に活用できることも営業支援システム、SFAの目的とするところです。
日報機能を使って入力された商談金額はマネージャーの手を煩わせることなく集計され、個々営業マン、あるいは営業部全体における1日の成果、改善すべき点などマネジメント層が必要な情報を瞬時に把握することができるため、素早い経営判断につなげることが可能となります。
日報作成機能を利用する際のポイント
日報は継続的に作成する
「継続は力なり」の諺のように、どんなに優れたシステムやサービスでも継続性がないとその効果は発揮できません。SFAの日報作成機能も同様です。SFAを活用する上では日報作成機能を使って情報入力を継続して行うことが重要です。継続利用する一番の効果はデータの蓄積です。売上、商談などのデータが多く蓄積されることで分析の精度は増しますし、将来における売上予測もしやすくなるからです。
しかし、いくらデータの蓄積が大切だからといって、入力作業自体が営業担当の負担になるようでは本末転倒となってしまいますから、注意が必要です。
SFAの機能を有効活用する
どのようなシステムやサービスでもそれらに備わっている機能を有効的に活用しなければ意味がありません。SFAとて同様です。SFAの利用頻度が高い営業マンにとって有効的と思える機能に日報作成を簡略化する機能があります。一括登録フォームは、ローラー営業やルート営業などで収集した情報を一括入力フォームでまとめて登録することができます。こうすることで時間の短縮を行うことができます。
また、会社や業務内容に合わせた入力フォームの作成機能を使うと、実際に収集したい情報入力欄を画面上に表示し、必要最低限の入力項目などを設定することも可能です。
蓄積されたデータを活用する
営業マンが日々作成し提出している日報のデータが活用されないと、おそらくは現場からは入力作業に対する不満が生じる可能性があるでしょう。せっかく案件情報や営業現場の生きた情報を報告しても、それに対するレスポンスが何もないと営業マンのモチベーションは低下してしまいます。
マネジメント層は部下から上がってきた情報に対し、きちんとフィードバックすることが大切なのです。現場の営業からの蓄積された貴重なデータを分析し、結果を意思決定に反映させることが、今後の営業活動には重要なことといえます。
「NICE営業物語」の日報・営業報告作成機能
ツールの主な機能
●日報・営業報告作成機能
いままでのように日報作成のために帰社することが無くなります。ブラウザベースのため、入力機器を選びません。スマートフォンやタブレットを活用すれば外出時の移動時間や空いた時間を活用して日報を作成することができます。入力画面は、スマートフォンやタブレット用に使いやすい仕様となっています。また、自社用に入力項目のカスタマイズが行えます。
●継続商談管理機能
案件一覧と進捗度合いをリスト表示で確認することができます。過去の商談を選択すると、詳しい商談内容と商談結果の確認ができます。 また、継続日報作成を行うことで、商談名・提示価格・キーマン情報など過去の報告内容を自動的に引き継いで日報作成を行うことが可能です。従来よりも入力工数を削減し報告作業を楽に行っていただけます。
●商談プロセス管理機能
この機能を使うと部下の営業部員が担当する案件一覧と商談進捗の度合いを一目で把握し、停滞している案件やアドバイスが必要な案件には的確な指示を行い、社内で共有したほうが良い商談事例については商談経緯の情報共有を指示することができる機能です。
●管理者ポータル機能
営業日報を通じて日々蓄積される商談内容の数字を自動的に集計し、実績情報としてリアルタイムに提供します。経営者や管理者が知りたい売上実績・達成率・実績の推移・拠点別実績・営業マン別売上ランキングを一画面に集約して表示します。また配置変更や表示内容も自由に変更が可能です。必要な経営情報をタイムリーに提供することで、スピーディに経営判断を行うことができます。
●顧客管理機能
決裁権を持つキーマン情報を管理し、アプローチをすべき人物を明確することで商談を優位に進めることができます。キーマンの経営手腕・人物像・経歴・趣味といった様々な情報を一元的に管理することが可能です。
なかでも、日報・営業報告作成機能の特徴としては、収集した情報等を一括入力フォームでまとめて登録することができる一括登録機能やスマートフォンなどから移動時間や空き時間を利用して日報を作成することができる機能が特徴として挙げられます。
日報を通して蓄積されたデータが営業活動の基盤
営業日報を営業マンの労務管理と位置付けている会社は少なくありません。そのような営業日報は提出することが目的となってしまうため、いつしか内容を重視しなくなる傾向にあります。
そうなると報告する側の営業マンも提出することが目的となってしまい報告内容が希薄となってしまいます。 しかし、営業日報には商談情報だけでなく、市場の動向やお客様のニーズの変化、競合他社の動向など重要なデータが記載されています。つまり、営業日報を集積し蓄積されたデータを読み解いていくことはとても重要なことです。営業日報がワープロソフトや表計算ソフトで作成されていた時代は集計や分析は面倒であったと思います。しかし、いまではSFAという強い味方が登場していますから、これらを上手に使わない手はありません。どの業種、業態でも情報を制す会社が市場を制すことは今も昔も変わらないことなのです。
