SFAを導入する目的とは？営業活動効率化のために押さえておきたいこと
営業活動は究極のコミュニケーション活動だと考えています。個人のスキルに依存し、理屈では割り切れない感情が入り込んでくることもあるため、営業は属人的になりがちだと言われます。 属人的な営業もそれはそれで良いところはたくさんあるのですが、ノウハウや情報が共有されにくい点があるもの事実です。SFA（営業支援システム）はこうした属人的な営業に頼るのではなく、誰もが同じ営業活動を行えるよう平準化を目的としたシステムですが、導入の目的を何ももたずに使うと失敗しやすいシステムでもあります。 ここでは、SFAを導入にするあたり、どのような目的意識をもって導入に臨んだら良いかについてご紹介します。
SFAを導入する主な目的
「営業とは、モノを売るのではなく、人を売るのだ！」と新人のころ営業について、このように上司や先輩か薫陶を受けた方は少なくないものと思います。
モノを売るまえに、お客様から好感を持たれ、信頼される人間たらんということを意味しており、今の世においても営業の基本であることに変わりありません。
裏を返せば、いくら商品が魅力的で、適正な価格であったとしても、それを売る営業マンの人間性が信用できなければ、お客様はその商品を買ってはくれないということなのです。
“相手の懐に飛び込む”という言葉がありますが、優秀な営業マンほど、相手の懐に飛び込むのが上手で、結果、お客様の信頼を勝ち得て、売上目標を達成できているのでしょう。
しかしすべての営業マンがこのようであれば、その会社の業績は常に右肩上がりなのですが、現実はそうではありません。特に経験の浅い営業マンが多い会社ではなおさらのことです。
従来、営業は商品の良し悪し以前に、営業マンの素質に依存する部分が多かったため、お客様から信頼の厚い営業マンが多くいる間は業績が良いのですが、転職などで離職してしまった場合、逆に営業成績が落ちてしまったとうことも珍しくありません。
つまり、人に依存する営業のやり方では、安定した売り上げの確保は難しくなっているのです。
属人化しやすい営業活動の効率化
以上のことから今までの営業活動は人に依存する部分が多いため、その実態を可視化することは難しいと言われていました。しかし、近年のITの進歩とSFAの登場により、そのデータを活用することで、案件の属人化を解消できるようになったのです。
SFAの活用により、営業活動で得た情報の記録や管理を行うことができ、過去の商談履歴の閲覧、共有ができるようになりました。それにより今までボトルネックになっている部分もあぶり出すことができるようになりました。案件がクローズできない原因の見える化で、具体的な対応策を考えることができるようになったのです。
営業担当ごとの進捗状況を可視化
SFAを使うことにより、営業の進捗、商談内容、今後の営業活動内容を集約し、蓄積できるようになります。 結果、商談のステータスや提案内容を可視化できるだけでなく、管理者が各営業担当者の活動を把握できるため、正当な評価ができるようになります。
営業成績が優秀な者と売り上げが伸び悩んでいる担当者のデータを比較できるため、原因の特定、改善策の提案などが可能となります。
ノウハウや資料の共有
SFAの活用は、営業マンの活動内容の把握や商談、案件のプロセス管理だけではありません。いままで個々の営業マンが蓄積してきた経験やノウハウ、資料の共有が安易にできるようになることです。
特に、新人営業マンが不得手とする新規営業先へのアプローチ方法や訪問先でのヒアリング内容などを共有できることは伸び悩んでいる営業マンの成長に大きく貢献するものとなるでしょう。
SFAでは、個々の営業マンが作成した顧客むけの提案資料を保存できるため、わざわざ共有する手間が省けるだけでなく、教育コストの軽減につながります。
業務に必要な資料の管理を一元化できるのも、SFA活用のメリットと言えます。
営業活動や案件の管理
SFAの導入によって案件の基本情報と受注のための情報を紐づけることができるようになります。基本情とは、商談日や取引先の事業内容、担当者の部署名、タイトル、名前などで、受注のための情報とは商談の進捗状況、見込み度、受注予定日、売上予測額 などを指します。
このような情報はこれまでExcelや日報の形で管理していたのですが、大抵は各営業のパソコンに分散していまし。SFAではこれらの情報を一元化できるため、確認したいときに案件ごとの情報や進捗を素早く把握できるようになるのです。
SFAの導入目的を明確化し、最適なツールを選ぶ方法
営業部門が抱える課題を明らかにする
どのようなシステムにしても、採用にあたってはその目的を明確にしなくてはなりません。世の中で、いくらSFAやCRMが流行っていても、SFA、CRM導入ありきでは必ずといってよいほど失敗してしまいます。
そのためには、自社が抱えている問題や課題を客観的に挙げてみて、分析することから始めなくてはなりません。
「担当者によって売り上げに差がある」「情報共有を効率よく行えない」「当月の売上見込みが立ちにくい」など、現状の課題を挙げることで、何を改善するべきか、何を共有すべきかを営業部門のメンバー全体で明確にする必要があります。
明確になった課題に対して、SFAのどのような機能を活用できれは、その課題を解決できるのかを十分に検討することです。
自社のことはなかなか客観的に分析することができない場合は、中小企業診断士など外部のコンサルタントにも参加してもらい、外部の立場から課題を分析してもらう方法もあります。
SFAの具体的な機能や役割を把握する
SFA導入を検討する際、必ずいってよいほど引き合いに出されるのがCRMです。「わが社にとってはSFAよりもCRMが必要だ！」という声です。気を付けないといけないのは、本来SFAを導入すべきところ、声の大きいほうに引っ張られて、ついCRMを導入してしまうということです。SFAの導入検討時にかならず引き合いに出てくるCRMとSFAは何が異なるのでしょうか？
SFAは営業マンの行動を管理し、それを日報という形で可視化します。日報には時系列での営業マンの活動内容が記載されているだけでなく、商談情報が明記されています。いわゆる案件と呼ばれるものです。案件の内訳として売上予測金額、時期、商品内容、数量、見込み度などがあります。その案件の進み具合をSFAではプロセスとして管理します。つまりSFAは社内に向けたサービスであり、内向きのシステムなのです。
一方、CRMは顧客との関係を深めることを目的としたシステムです。テレビや新聞、雑誌を使ったキャンペーンなどのマスマーケティングではなく、顧客ごとにサービスを提供するOne to Oneマーケティングのためのシステムとなります。ですから、顧客ごとのプロファイルはもちろん、購買履歴やユニークなメールマガジンの配信など、その人のためだけのマーケティングを行うことを目的としたシステムがCRMとなります。顧客にむけたサービスですから、SFAとは反対の外向きのシステムとなります。
ただ、SFAもCRMも顧客マスターあるいは顧客データベースと呼ばれる顧客リストを最初に構築することから、その違いが理解されにくい点があることは確かです。
したがって、社内にむけたサービスであるSFAの機能には、一般的に営業報告作成機能、案件管理機能、商談プロセスの管理機能、商談履歴の記録機能があります。これら機能が現場の営業マンにとって使いやいものかどうかを十分に検討する必要があります。
SFAを導入する際の注意点
導入後、効果が出るまでは時間がかかる
どのようなシステムでも、導入したからといってすぐに効果が現れるとは限りません。SFAも導入後、すぐに期待していた効果が出るわけではないとおもったほうが良いでしょう。そのためには、継続的な利用が重要であり、そのためには社員が続けて活用できるように、いきなりすべての機能を使うのではなく、初めのうちは使用できる機能を制限しても良いと思います。慣れてきたら、徐々にほかの機能も使えるようにすれば良いのです。そうすれば、早くて半年、あるいは1年もすれば、営業マンも操作に慣れてきて、もうSFA抜きでは営業活動ができなくなるかと思います。
管理することが目的にならないよう注意する
SFAを導入後、効果がでるまで継続的な運用が必要だと述べましたが、使用していくうちに、ツールを使いこなすことや管理することが目的にすり替わってしまいがちになることがあります。SFA導入の最大の目的は、営業マンが作り出す商談や案件をすべてクロージングし、最大限の売上を確保することにあります。
ところが、いつの間にかSFAを使うことや管理することが目的になってしまうことがあります。こうしたことを防ぐために、SFA導入の目的は何なのかを企業のトップだけが理解するのではなく、マネージャークラスはもちろんすべての営業メンバーにいたるますべての社員に伝え、理解してもらうことが大切です。
さらに目的が異なったしまうことと同じくらい陥りやすのが、収集したデータの分析です。営業マンが足を棒にして集めてきた貴重な商談情報や顧客情報、競合情報などを分析しないままにして、次の商品開発やマーケティング活動へと活用できずに終わってしまうことがあります。これではせっかくのSFAが宝の持ち腐れとなってしまいます。
日々の情報入力が負担にならないようにする
SFA導入初期にありがちなのが、早期に効果を上げようとして、操作に不慣れな営業マンに負担をかけてしますことがあります。
特に慣れない入力作業に営業マンたちの工数がかかりすぎると、敬遠して継続的に使用してもらえなくなることがあります。ですから、自社にとって不要な項目はカットし、入力しなくても良い状態にします。
さらに定期的に営業マンからフィードバックをもらうようにし、その結果から不要な機能や不便な部分が見えてきます。これによりSFAの内容を見直して、自社にあったSFA環境を作り上げていくのです。
お試し利用で自社に合ったSFAを見つける
ネット検索で、SFAと入力するといくつものSFAが検索できます。各社各様、いろいろな特徴をもっていますので、一概に優劣はつけられません。大事なのは、自社の課題を解決してくれるSFAであるかどうかということです。ですから高機能＝良いSFAではないのです。
そこで、失敗しないためにも、3社くらいのSFAをお試し利用することをお勧めします。
今のSFAやCRMのサービスはクラウド環境で提供されることがほとんどですから、無料で1か月間お試し利用することができるのです。
まずは、自社の課題を詳らかにし、それら課題を解決してくれるSFAはどのようなものがあるのか、お試し利用を活用しながら検討してみてください。
