営業報告書と聞いて「手間がかかるもの」というイメージが頭に浮かぶ人も多いのではないでしょうか。毎日提出しなくてはならない報告書に頭を悩ませ、適当に済ませてしまっている人もいるでしょう。確かに面倒くさいですが、営業報告書を惰性で書くことはあまりおすすめしません。営業報告書はポイントを押さえれば効率よく、質の良いものを作成することができます。
ここでは、営業報告書の意味や目的と、スムーズに作るためのコツをご紹介します。

営業は会社にとって一番重要な「会社と取引先とをつなげる窓口」にも関わらず、一人で動くことが多く、上司にも一人ひとりの行動が見えづらい部署です。そのため、成果を上げている人がどういう工夫をしているのか、成果の上がりづらい人はどういう修正をしていけば良いのか分からないことも。
そこで活用されているのが、「営業報告書」です。その主な目的は、一日一日の行動を報告させることによって、上司が部下にアドバイスをしやすくしたり、営業マン自身が行動を振り返り効率化させたりすることにあります。

営業報告書で必要になるのは、以下のような項目です。

• ・訪問先に関する情報（企業名、担当部署、名前、業界、ビジネス内容など）
• ・訪問の目的（クレーム、情報提供、商談など）
• ・打ち合わせの概要
• ・訪問先で得た情報（現在実施している施策の状況、市場状況など）
• ・今日の販売実績やアポが取れた実績
• ・今日の問題点、反省点
• ・明日の行動予定と目標

これらをしっかりと記入するようにすれば、ポイントの押さえられた分かりやすい報告書になるはずです。
ただし、同じ項目でも、営業マンによって書き方は千差万別になってしまいがちです。訪問の目的を「クレーム」と書く人と「トラブル対応」と書く人で分かれてしまうと、後で集計しようと思ったときに苦戦してしまいます。打ち合わせの概要も、一言で済ませる人と、長文で書く人と分かれてしまうこともあるでしょう。
それぞれの項目をなぜ記しておかなければいけないのか、理由をしっかり共有し、書き方についてはある程度の統一感を持たせる必要があります。

そもそも営業報告書が面倒だと感じたり、内容が薄いものになってしまったりする理由として、帰社してから報告書をまとめて書かなくてはならないということが挙げられます。午前中に訪問に行った打ち合わせ内容が曖昧な記憶になってしまったり、早く帰りたいのに書く項目が多すぎて嫌になってしまったり……。簡単に済ませて報告書を作成すると、結果的に上司に注意される原因となってしまうかもしれません。
これを防止する方法として有効なのは、営業報告書作成のツールを使うことです。

IT化をした営業報告書の初心者でも分かりやすいツールとして、「NICE営業物語」があります。営業報告書に必要な項目を自由にアレンジでき、プルダウンで選択するだけの項目も作れ、営業マンは直感的な操作で入力を済ませることができます。一括入力フォームの機能もあるため、ルート営業などをしている場合にも効率化が図れます。
また、スマートフォンや携帯での作成もできるため、移動中など営業の合間のスキマ時間をうまく活用することができるのもポイント。
営業報告書をIT化することによって情報共有がすばやくできるようになり、出先や訪問後すぐに入力することができるようになります。「帰社したら日報を書かなければならない」という重い気持ちも軽くなり、より営業活動に集中できるのではないでしょうか。

営業報告書は継続してこそ意味があります。上司が部下にアドバイスや忠告ができ、営業マン自身も自分の行動を振り返り、対策を考えていくことで営業力は上がります。継続的に報告書を作成するためにも、NICE営業物語といったツールを取り入れて、営業マンが営業に集中できる環境を作ってみてはいかがでしょうか。

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