クラウドシステムの登場はコンピュータの利用環境に大きな変化をもたらしました。
かつては冷房の良く利いたサーバー専用ルームに数台から数十台のサーバーを置き、専用の管理者をおいて様々なサービスを社内に提供していた時代がありました。もちろん今でもそのような利用環境の企業はあります。一般的にオンプレという利用環境です。そのサーバーに外部からアクセスするには専用線あるいはVPNというインターネット上に機密性の高いネットワークを設置して利用するのが一般的でした。

クラウドシステムになると大きなサーバールームはもちろん、サーバー専用機そのものが不要となります。クラウドシステムへのアクセスもインターネット経由となりますから、パソコンに限らず、スマートフォンやタブレットなどからもアクセスが可能となります。つまり、いつでも、どこからでもどんなデバイスからでもインターネットにつながれば、クラウドシステムを利用することが容易です。
瞬く間に普及したクラウドシステム環境を利用したいろいろなサービスが登場しています。SFAもその一つです。こちらではクラウドシステムとSFAについてご紹介したいと思います。

SFA本来の意味とは？

ここ最近になってSFAという単語が雑誌や新聞、あるいはインターネット上にも頻繁に露出するようになってきました。しかし、SFA本来の意味をきちんと理解されている方はどれくらいいるでしょうか？
正式名称は「Sales Force Automation」。略してSFA（エスエフエー）、企業の営業活動が円滑に行われることを支援するためのシステムやソフトウェア、あるいはサービスを指します。
一般的に「営業支援ツール」と呼ばれています。
SFAには営業活動や商談の記録を営業間で共有する機能を有しています。営業マンが入力した商談情報を、リアルタイムで確認し、提案内容についてのアドバイスや、サポートをすることが可能となります。
企業における各営業部員の活動や業績を可視化することで、次のアクションプランを客観的に決めることができます。

SFA導入のメリット

SFAを導入する上でのメリットはいくつかあります。
第一に挙げられるのが、営業部員の営業活動管理。営業スタッフごとに日々の行動記録を管理します。電話の回数、得意先への訪問回数、営業日報、そして今後の活動予定などの管理です。ただ管理するのではなく、商談成立にむけて営業部員に対して、正しい指導やアドバイスを行うことができます。

さらに個々の営業部員の行動をチーム内で共有することも可能となります。販売予定品の種類、数量、納品予定、売上予定といった案件ごとの進捗状況がチーム内で共有することができます。
共有するのは案件や売上、営業部員の活動だけではありません。名刺情報の共有も大切です。人は意外なところでつながっていたりしますので、名刺情報を共有していると訪問先で話題が広がったり、新たな人脈が構築できたりします。また名刺だけでなく、顧客情報も共有することで、顧客のプロフィール、購買履歴（どんな商品を購入したか、数量はどれくらいか、いつ買ったのかなど）を共有しておけば、効率的な営業活動ができます。

さらに個々の営業マンがどのようなターゲットに営業活動を行う予定なのか、アポイントリスト、セールスリスト、アタックリストの共有も属人的な営業活動にならないための重要な要素といえます。
SFAを通じて、営業活動に必要かつ大切な情報を共有することで、経験の浅い営業部員のスキル向上にも大いに役立ちます。実績のある先輩営業部員の活動を通じて、商談成立までのプロセスやコツを体得できるからです。

SFAを活用して蓄積された営業情報は会社の資産となる

SFAを導入するメリットの一つとして営業の情報や商談記録を営業全体あるいは全社において共有できることが挙げられます。終身雇用制度という言葉が死語になりつつある現代では、営業担当者が離職することで営業ノウハウが引き継がれず、または顧客との繋がりが絶たれてしまうことは企業にとって大きなリスクとなります。SFAを活用すると「誰がいつどんな商談をしたのか」という記録が残るため、営業担当者が急に退職しても、最小限にダメージを抑えることができるのです。

SFA運用の種類

SFAには大きく分けて2種類の運用方法があります。一つはオンプレミス型、またはパッケージ型と呼ぶこともあります。もう一つはクラウド型と呼ばれる運用方法です。
オンプレミス型は社内にSFA専用のサーバーを設置して運用する方法です。企業内（社内）という限定されたエリアでのサービス提供となりますので、機密性はかなり高いですが、その反面サーバーをメンテナンスする専任者が必要となります。
一方クラウド型は社内にサーバーを置かず、クラウド上にて展開しているSFAサービスを利用する方法がクラウド型SFAと呼ばれるものです。
オンプレミス型、クラウド型どちらも一長一短ありますので、それぞれの企業の方針や予算に合わせて選択するのが良いかと思います。

選ばずに利用できる

インターネットに接続できるデバイスなら場所を選ばずに利用できるのがクラウド型SFAの大きな特徴です。初期のころはSaaS（Software as a Serviceの略称）モデルと呼ばれ、2007年ごろからクラウド型あるいはクラウドコンピューティングと呼ばれるようになりました。
SaaSは必要な機能を必要な分だけサービスとして利用できるソフトウェアまたはその提供形態のことで、指定のURLにアクセスし、利用するタイプが主流です。データはネット上（クラウド）のストレージに保存され、PCやスマートフォン、タブレットからアクセスすることができます。デバイスを選ばず、インターネットに接続できる環境があれば、場所を特定しないのが大きな特徴です。したがって、チーム内におけるデータの共有や編集も可能であり、とても便利なサービスです。

コストパフォーマンスが高い

コストパフォーマンスが高いのもクラウド型SFAの大きな特徴です。社内に専用のサーバーを設置するオンプレミス型と違い、クラウド型はサーバー導入費用、システム担当者の雇用にかかる費用など初期導入費用がほとんどかかりません。さらにメンテナンスのコストや手間、ソフトウェアのバージョンアップコストがかからないのもクラウド型の大きな特徴となります。

無料でSFAを試すことができる

インターネットに接続できる環境があればどこでも利用可能なクラウド型SFA。それゆえ、専用のSFAアプリのインストールが不要となります。その利点を活かして、無料でSFAを試すことができるサービスがあります。SFAのベンダーによってはお試し版を無料公開している場合がありますし、中には製品版を無料公開しているところもあるくらいです。
導入前にお試し版を仮導入してみて自社にマッチしているかどうか確認してから本格導入すると、失敗する確率が低く済みます。

一口にクラウド型SFAといってもその種類はいくつもあります。導入にあたっては自社の状況に見合ったSFAを選ぶ必要があります。

① ツール利用の目的を明確にする

まず、自社の営業活動のうち、どの部分を効率化したいのか明確にすることが必要です。自社に必要な機能を過不足なく含むツールが良いでしょう。そのためには自社が抱える課題を営業全体で話し合い、箇条書きで構わないので、書き出してみることが重要です。

② 現場の人の使いやすさを確認する

入力操作自体が営業スタッフの負担になっていないか、欲しい情報が一目でわかるように表示されるか、資料の作成がし易いか、などです。いくら見た目が立派で高機能なサービスでも現場の営業が利用し難いものは負担が増すだけで、やがて利用されなくなります。

③ ベンダーのサポート体制の確認

メンテナンスの周期やバージョンアップの有無、トラブルが起きたときの対応、トラブルシューティングなどもクラウド型SFAを比較する上での重要なポイントとなります。

④ コストを比べる

一口にコストと言っても、導入コストと運用コストの２種類があります。導入コストは初期設定費用や月額利用料金を指します。運用コストは保守費用やサポート費用などです。中には初期費用や月額利用料も安いのだけれど、保守費用やサポート費用が結構かかる場合があります。また逆の場合もありますので、導入コストと運用コストのバランスを十分比較検討する必要があります。

NICE営業物語 on kintoneは、営業担当者の日々の活動をグループで共有して商談の進捗管理や売上げや利益の見込み管理が行える営業ツールです。 報告内容や管理したい情報は、企業様ごとに異なるためお客様の営業スタイルに合わせてカスタムできるのも特長です。

サイボウズ社のクラウドサービス「kintone（キントーン）」上で動作するように作られています。
Kintoneは2011年にサイボウス社がクラウド上でサービスを開始したwebデータベース型の業務アプリ構築サービスです。直観的な操作で、専門的な技術者でなくてもWebアプリの構築ができるというサービスで、kintoneだけであれば月額780円から利用することができます。
　サーバー管理者不要のクラウド型サービスですから、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットなどインターネットに接続できるデバイスなら時と場所を選ばずに利用することができます。

次にkintoneの特性を生かした「NICE営業物語 on kintone」の特徴と機能をご紹介します。
「NICE営業物語 on kintone」はオンプレミス型と違い、クラウド型であるため社内にシステム専任者がいなくても気軽に使うことができるのが大きな特性となります。
さらにkintoneというプラットフォーム上でのサービス展開であるため、導入や運用にかかる時間と労力が他のクラウドサービスにくらべてそのハードルがかなり低くなっています。

NICE営業物語 on kintoneの機能のご紹介

① 実績や見込みを一画面で把握
ポータル画面では、担当者ごとの売上げ見込みや案件数、月別の受注見込みを一画面で確認できます。表示したい項目の追加編集も自由に行えます。

② 顧客に関わる情報を一元管理
顧客の基本情報に紐づいてキーマン情報や案件情報、過去の訪問履歴を一元管理し一画面で確認できます。

③ 案件管理で進捗状況を可視化
案件に対する活動状況管理と共に、案件一覧で進捗状況を一目で把握できます。停滞している案件を把握し営業担当に対して指示が行えます。

④ 空き時間を利用して営業報告
移動時間や空き時間を活かして営業報告が行えます。関係者に報告を通知することも可能です。

⑤ グループでスケジュール共有
グループでスケジュールの共有が可能です。他の営業担当者の予定を確認したり、スケジュールから営業報告を作成することが可能です。

⑥ 多数のオプション機能を提供
入力情報を元に見積り作成や、ホームページの問い合わせ情報を自動登録するなど便利なオプション機能を提供しています。

「NICE営業物語 on kintone」はこのような企業にお勧め

◇社内にシステム専任者がいない。
◇予算が決まっていて大きな費用をかけることがむずかしい。
◇信頼できるクラウドシステムに任せたい。
◇将来において拡張できるシステムが良い。
◇短時間で導入できて運用開始したい。
◇全社導入の前に、部門、あるいは事業部にてトライアル利用したい。

クラウドサービスならではの定額利用料金

NICE営業物語 on kintoneには様々な運用プランを用意しています。「とりあえず情報の蓄積を始めたい」や「全社で情報共有して営業品質の向上を図りたい」など、お客様が希望されるところから始めることができます。 また、途中から機能拡張した運用への変更なども迅速に対応可能です。

Kintoneの契約ライセンス数が最少５ライセンスからとなっていますので、とりあえずスタートしたいという企業にとっては初期契約費用とテンプレート費用合わせて約60万円、kintoneの月額利用料1500円/スタンダードコースで利用可能です。
そのためにはまず、サイボウズ社が実施しているkintoneの30日間のお試し利用がありますので、是非、一度お試し利用することをお勧めいたします。

サーバー専任者が不在な企業、小規模でかつスタートアップの企業にとってクラウドシステムはとても便利で有益なシステムなことは言うまでもありません。
しかし、最後にもうひとつ、クラウドシステムがこれからのコンピューティングにとって有効な理由があります。それは、「Business continuity planning」事業継続計画と呼ばれるものです。一般的にBCPは自然災害やテロなどにより会社の存続が難しくなったことを想定してどのように事業を継続していくのかをあらかじめいくつかのフェーズにわけてプランすることを指します。

我が国においては、テロよりもむしろ地震などの自然災害に備えて、どのように事業の継続性を担保するかということが政府を中心に議論されてきました。
クラウドシステムは、オンプレと違ってサーバーを自社内に持たず、データや情報がクラウド上に分散して格納されているため、大地震などが発生し、社屋が倒壊してすべての機器類が破損してしまっても、データや情報は守ることができます。業務再開が最短で行えるのもクラウドシステムの大きな特徴でありメリットとなります。

BCP対策の観点から、かつてクラウドは、オンプレミスに劣ると考えられていました。クラウドサービスは、通常のサーバーダウンリスクに加え、ネットワークのトラブルによるアクセシビリティの低下が問題視されてきたためです。
しかし、あの東日本大震災において東北地方の多くの企業が貴重なデータを倒壊や津波で失い、国際的に頻発するテロ行為において民間企業がターゲットになった状況を鑑みると、「データを守る」ことに対しては、クラウドサービスに分があると考えられるようになってきました。

とはいえ、自然災害で社屋は無事でもネットワーク回線の遮断により事業再開が遅れるというデメリットもクラウドサービスにはありますので、オンプレミスとクラウド双方の利点を活かした利用方法、つまりハイブリット運用が事業継続という観点からはベターな選択かもしれません。

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