SFAを利用することで得られるメリットはいくつかあります。第一は営業マンの業務の効率化。限られた営業時間を有効に使うことができます。第二に見える化です。個々の営業マンはもとより営業全体の商談状況、案件の進捗度合を日々確認できる点です。第三は営業日報を通じて得られた様々な情報やデータを分析し、今後の営業方針、顧客対応あるいはトップの経営判断にまで活かせるという点です。今回は、SFAによる様々な分析についてご紹介します。

SFAとは？

「Sales Force Automation」の略称で90年代に米国で注目され、日本においては2000年代に入ってから注目、利用されるようになりました。日本においてはSFAというよりも営業支援システムと呼ばれることが多いシステムです。
SFAは営業活動の効率化を図る上で有効な営業支援システムです。顧客管理や日報管理、営業マンの行動を記録するなど営業活動に関する情報を収集できるシステムなのです。
SFAを通じて収集したデータを分析し、営業活動の改善につなげることができるのも大きな特徴の一つです。
SFAを語る上でCRM（Customer Relation Management）、MA(Marketing Automation)が引き合いに出されますが、これら二つのシステムとは用途が異なりますので、注意が必要です。CRMは顧客との関係を構築し、維持するためのツールであり、MAは見込み客の獲得や育成に適したツールです。

SFAを導入するメリット

かつて、営業はガッツと根性、経験豊富なベテラン営業が人脈を活かして行うものという時代がありました。しかし、そうしたベテラン営業マンが転職してしまうとその経験や知見が引き継がれず、活かされないというデメリットがありました。このような属人的な営業スタイルは営業活動の「見える化」ができないのです。
一方SFAを導入することで、いままで見えにくかった営業活動の中身が見えるようになり、進捗が止まったままになっている案件や、通常とは異なるステータスの案件を見つけることができるようになります。 つまり、SFA導入によりイレギュラーを早期に発見できるというメリットがあります。
それ以外にもSFAの導入により業務の効率化を図ることができ、案件に関する報告や日報の作成、あるいはマネージメント層における管理業務の軽減なども挙げられます。
さらにSFAを通じて収集した数値データの集計、分析を行いやすくなることは言うに及びません。

SFAを利用することにより蓄積されるデータがあります。

第一は営業マンらの実績や行動に関する記録である「日報」を介して彼らの活動内容が蓄積されます。各営業担当者の実績、スケジュール等がそれに該当します。

二つ目としては進行中の案件に関する記録が挙げられます。蓄積された日報から案件ごとの進捗状況、商談の履歴やその進捗、月ごと、または期ごとの売上見込みや実績を把握することができます。

三番目は過去の営業活動に関する記録です。クライアントごとの過去の実績や商談履歴、あるいは顧客に関する情報がそれです。個々の企業情報、担当者名、キーマン情報、仕入先や取引銀行など、今後その会社と取引を拡大する上で必要な情報です。

データの分析と活用が重要な理由

SFAを導入する真の目的は業務の効率化や売り上げ・利益の最大化などが目的であって、営業日報作成や営業マンの行動管理だけではありません。
SFA導入の最大の効果は、SFAの活用により蓄積された、さまざまなデータを分析することで、業務効率の改善や利益の向上につなげることなのです。

しかし気を付けなくてはならないことは、データの入力や管理がSFA利用の目的になってはならないということです。蓄積されたデータを分析し、活用することによって、業務効率あるいは改善に向けたサイクルが正しく機能することとなります。
そのために社員全員が日報や案件情報を入力し、データが蓄積・可視化されるようにすることです。次に蓄積されたデータを分析すると、見えていなかった現状を把握することができ、改善にむけての施策を立案することができます。それができれば、あとは施策を実行するのみです。

データを活用するときのポイント

SFAに限らず、データを活用する上ではいくつかのポイントがあります。第一に目先の数字だけにとらわれず、中長期的な視点も持つようにすること。
第二に数多くの指標の中から必要なものを絞り込み、営業マンに意識させる数値を選び出すこと。指標が多すぎると、それぞれの重要性が下がる恐れが出てきます。欲張らずに優先順位をつけてそれらに集中することが大切です。こうした数値結果に基づいた改善策を立てて、行動することで小さくてもよいので成果を出すことが重要です。

SFAで蓄積されたデータの分析・活用の例

①日報を通じて得られた営業マンの活動や行動に関するデータからは、営業マンごとや営業部全体の課題を見つけ、業務の効率化や改善を図ります。

②商談履歴や営業プロセスに関するデータからは、成約につながりやすいパターンを見つけ出し、営業部のメンバーで共有するようにします。

③失注してしまった案件があった場合、その課題を把握し、改善策を考えます。

④顧客に関する情報として商談履歴を分析し、戦略的な営業計画を立案し、また案件の引継ぎ時に役立てることができます。

営業担当者が使いやすいツールを選ぶ

SFAをはじめとするこの種のシステムにおいて共通していることは、データを収集するためには、現場の営業担当者が日々の情報入力を怠らないことが重要であるということです。言い換えれば、営業担当者が日々使いやすいツールや入力フォームを選ぶことが先決といえます。どんなに高機能なシステムでも使いづらいものでは、だれも情報を入力しなくなってしまいます。
導入の前に試しにツールを使用してもらうなどして、営業マンから直接意見を聞いてみると良いでしょう。

SFAを導入する目的を社員に伝える

業務命令と称して理由や目的を明確に伝えずに新しいシステムを稼働させてしまう企業が少なからずあります。トップをはじめとする経営層だけが理解しているだけではSFAの効果は望めません。現場の営業マンすべてが売り上げの拡大や業務の効率化など、SFA導入の目的を理解してもらうことが重要です。そうすることで継続的な利用が可能となり、有効なデータが蓄積されていきます。

優先度の高い部署からSFAを導入する

SFAを最初から会社全体で導入するのではなく、優先度の高い部署から試験的に導入していくのが失敗を最小限に抑えるための方策と言えます。営業一部と二部だけ、あるいは営業１課だけというように最初は小さい範囲での導入からスタートします。そうすることで運用上出てきた問題点などを把握でき、後々失敗するリスクを減らすことができる
こうすることでSFAの操作について説明が必要なポイントを把握できる利点もあります。

運用方法について定期的に確認する

PDCAサイクルにあてはめた場合、CのCheckにあたるのがこれです。導入規模の大小にかかわらず、導入後一定期間を過ぎた時点から定期的にSFAの運用において、社員から定期的なフィードバックを受けることが必要です。その時点におけるSFAの運用についての問題や課題を明確にし、改善にむけて次のアクションを行うことができるからです。
チェックあるいはフィードバック時において、必要な機能を使用できているか、不要な機能や不便さはないかという点に注目して行うことです。チェックの結果、非効率な部分をなくし、使いやすくしていくことが大切です。

「NICE営業物語」における営業担当者の業務を効率化、支援する機能

●日報・営業報告作成機能
この機能を使うことで日報作成のためにわざわざ帰社する必要がなくなります。日報の入力方法はブラウザベースのため、パソコンはもちろんスマートフォンやタブレットからでも可能です。移動時間、あるいは営業先における空いた時間を活用して日報を作成することができます。入力画面は、スマートフォンやタブレットでも使いやすい仕様となっています。また、自社用に入力項目のカスタマイズが行えますから、自社独自の営業日報フォームを構築することができます。

●未訪問顧客機能・訪問計画機能
顧客にランクを付けて指定しておくことで、定期訪問したほうが良い顧客、重点的にフォローをしたほうが良い顧客への訪問状況や履歴を把握することができます。一覧で表示されるリストはCSVやPDFデータに出力して再利用することができます。 また、顧客名を選択することで、過去の商談実績や訪問実績も確認することができます。この機能により訪問回数が減ってしまい関係が希薄になることを未然に防ぐことができます。

●担当者ポータル機能
スケジュールや販売実績など、営業マンが必要とする情報を一画面で把握することができます。
Googleカレンダーと双方向連携のため、スケジュールを二度入力する手間が省けます。タイムラインで流れてくる他の営業担当者の商談事例や、日々の活動に対する上司からのコメントを確認することができます。これらは警告メッセージとして自動通知されますので、対応遅れ案件などを確認できます。

●継続商談管理機能
案件の一覧と商談の進捗度合いをリスト表示にて確認することができます。過去の商談を選択すると、そその商談の詳しい内容と商談結果を確認することができます。 また、継続日報作機能により商談名・提示価格・キーマン情報といった過去の報告内容を自動的に引き継いで日報作成を行うことができます。従来よりも入力工数を削減し日報作成を楽に行うことができます。

●商談プロセス管理機能
この機能を使うと部下の営業部員が担当する案件一覧と商談進捗の度合いを一目で把握し、停滞している案件やアドバイスが必要な案件には的確な指示を行い、社内で共有したほうが良い商談事例については商談経緯の情報共有を指示することができる機能です。

「NICE営業物語」データの収集・分析に関連する機能

●実績グラフ自動作成機能
日々蓄積されていく営業情報から、売上実績・案件別実績・前年度実績比較・販売比率などを各種集計機能で集計し、集計結果をワンタッチでエクセルと連携してグラフ出力することができます。また、CSV形式でデータ出力し他のアプリケーションに取り込んで活用するなど、集計結果をPDF出力して利用することも可能です。会議資料などの資料作成が短時間で効率的に行えます。

●管理者ポータル機能
営業日報を通じて日々蓄積された商談内容の数字を自動的に集計することができます。それらを実績情報としてリアルタイムに提供します。
経営者や管理者が知りたい日々の売上・達成率・実績の推移・拠点別実績・営業マンごとの売上ランキングを一画面に集約して表示することができます。また配置変更や表示内容も自由に変更が可能です。このように必要な経営情報をタイムリーに提供することで、スピーディな経営判断を行えます。

●顧客管理機能
決裁権限を持つキーマンを管理し、アプローチすべき人物を明確にすることで商談内容を優位に進めることができます。キーマンの経営方針・人物像・経歴・趣味といった様々な情報を一元的に管理することが売上を確実に確保するための大切な第１歩と言えます。

●ディーラー・重点顧客実績推移機能
自社の営業部門・営業担当者だけに目標設定するのではなく、ディーラー・販売店にも顧客ごとに予算設定することで、商談より細やかな戦略・戦術の立案実行が可能となります。実績・見込金額を常に把握することで、販売強化すべき対象も見える化できます。

＊「NICE営業物語」で収集できるデータ
蓄積されるデータのすべては営業マンが入力する日報を通して集められます。日報にどのような項目を設定するのかにもよりますが、一般的に以下のデータを収集することが可能です。
案件の金額、商談確度（２０％～８０％など）、商談スケジュール、ひとつの顧客に対する営業マンの訪問回数、滞在時間、当月売上予定金額、失注金額、顧客担当者情報、顧客キーマン情報、商品別粗利、粗利率、競合他社情報などがあります。

＊データの活用例
蓄積したデータすべてを分析することは得策ではないと考えます。すべてを分析して活用しようとしてしまうと本来の目的を失ってしまうからです。先述したように自社においてどのような課題があるのか、自社にとって何が優先順位なのかをしっかり自己分析したうえで、収集したデータの分析と活用をお薦めします。
そうでないと、データを収集、分析することがSFA利用の目的となってしまい、売上の最大化、営業の業務効率など本来あるべき目的から逸脱してしまう恐れがあるからです。

SFA、CRM、MAなどITをインフラするこれらサービスやシステムは業務効率の向上、売上の最大化、顧客満足度の向上、顧客の開拓などの目的を達成するための手段だということを事前に認識しておくことが大切です。それをせずに安易に導入してしまうといつのまにか導入することが目的となってしまい、本末転倒となってしまいます。
そのためには最初から大規模に展開するのではなく、優先順位をつけ、運用と振り返りを繰り替えしながら広げていくのが目的達成の近道だと思います。

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