SFAとは？営業支援ツールが持つ機能や役割を詳しく解説

SFAの導入を考えていても、どのような機能や役割があるのか、よく理解できていない人も多いでしょう。営業活動の効率化や、営業情報の見える化に取り組む企業は、SFAの導入することで、高い効果が得られるかもしれません。

この記事では、営業支援ツールが持つ機能や役割を詳しく解説します。

企業の営業活動では、顧客の名刺や進行中の案件、問い合わせやクレームの履歴など、さまざまな情報を取り扱います。こうした営業活動に欠かせない情報をチームで共有し、一元管理できるのが営業支援ツール（SFA）です。

とくにテレワークやリモートワークを導入する企業の場合は、SFAを用いた情報共有やコミュニケーションが必要不可欠です。ここでは、SFAの定義や、MA・CRMとの違いを解説します。

SFAとは営業チームのパフォーマンスを向上させるためのツールです。Sales Force Automationの略で、日本語では営業支援ツールといいます。SFAには、顧客情報を一元管理する「顧客管理」や、案件ごとの進捗状況をまとめて把握できる「案件管理」、営業社員の行動や実績を数値化する「行動管理」など、さまざまな機能があります。企業の営業活動は、見込み顧客（リード）の獲得や育成をおこなう「マーケティング（マーケ）」、商談化や受注をメインとする「セールス（営業）」、既存顧客との関係を維持し、継続的な取引を実現する「カスタマーサクセス」の3つのプロセスに分けられます。そのなかでも、顧客情報や商談情報を一元管理し、セールスで中心的な役割を果たすのがSFAです。

SFAが持つ機能は、大きく分けて5種類あります。

顧客管理は、氏名や住所、電話番号などの顧客基本情報や、過去の訪問履歴などをデータベース化する機能です。必要に応じて、顧客ページにメモやコメントを記載することも可能です。営業社員だけでなく、カスタマーサポート部門など他の部署ともスムーズに情報連携できます。

営業チームが抱える案件は一つだけではありません。SFAの案件管理機能なら、現在進行中の案件をリストアップし、進捗状況やステータス、工数、担当者、受注予定日などの情報をまとめられます。

行動管理とは、営業社員の活動状況を把握し、マネジメントすることを意味します。SFAの行動管理機能なら、営業社員のタスクやスケジュールを管理したり、実績をグラフ化して評価したりすることが可能です。

SFAには、営業部門の予算と実績を管理する「予実管理」の機能もあります。売上目標の達成度を可視化し、進捗状況に応じてすばやく対策をとることができます。また、予実管理のデータをCSVファイルなどで出力し、資料や報告書として活用することも可能です。

商談進捗管理は、文字通り商談ごとの進捗状況を見える化し、漏れや遅れを防ぐための機能です。停滞している案件がある場合は、状況をコメントで書き込んだり、ドリルダウンで追記したりすることで、上長や他の担当者に引き継ぐことができます。

SFAツールを導入するメリットは3つあります。

・営業活動に必要な情報を見える化できる
・テレワークやリモートワークに対応できる
・営業業務を改善し、営業社員の業務負担を軽減できる

SFAツールを導入すれば、顧客情報や案件情報、商談で重要な役割を果たすキーマン情報など、さまざまなデータを一元管理できます。テレワークやリモートワークを導入している場合でも、SFAなら営業情報をオンラインでやりとりすることが可能です。また、SFAは営業部門の業務改善にも役立ちます。帳票作成やスケジュール調整、商談リストのチェックなど、人力でおこなうと手間がかかる業務をSFAで効率化できます。

SFAを導入するだけでは営業力の強化につながりません。SFAツールの導入にあたって気をつけたいことは2つあります。

・SFAを有効活用するにはITリテラシーが求められる
・顧客情報や案件情報の入力作業が必要になる

SFAはMAやCRMと同様、使いこなすには一定のITリテラシーが必要です。営業社員がSFAを有効活用できるかどうか不安な場合は、勉強会や操作説明会などを実施し、導入サポートをおこないましょう。また、SFAを運用するうえで、顧客情報や案件情報などの入力作業が必要になります。「入力作業に問題がないか」「操作性や使用感に問題がないか」を確認するため、SFAを導入する前に無料デモや無料トライアルを利用しましょう。

SFAは営業支援ツールと呼ばれ、営業チームのパフォーマンスを底上げするためのツールです。SFAには、顧客管理や案件管理、行動管理、予実管理、商談進捗管理など、営業活動の効率化につながるさまざまな機能があります。SFAを導入すれば、営業活動に関する情報をチームで共有できるため、テレワークやリモートワークにも対応可能です。ただし、SFAを有効活用するには一定のITリテラシーが求められます。また、顧客情報や案件情報の入力作業が必要なため、価格や機能だけでなく、操作性をチェックすることが大切です。チームの営業力を高めるため、SFAにできることとできないことを知っておきましょう。