世界的な感染症の流行などの影響も受けつつ、日本ではさまざまな業界においてテレワーク業務の導入が進みました。出社することなく業務を進められるテレワークは新たな社会の在り方を示してくれるシステムであり、働き方改革や多様なライフスタイルが注目を集める現代において、強い注目を集めています。しかし、テレワークには多くの問題点が存在しているのも事実です。出社せずに仕事を行うテレワークは管理が難しく、全体の業務効率が低下してしまうケースも珍しくありません。

そんな問題点を解決するために用いられているのが、テレワーク管理ツールです。この記事ではテレワーク業務の管理を行うためのツールについて、さまざまな情報をご紹介いたします。

テレワーク管理ツールとは、遠隔からスタッフのパソコンをチェックし、管理することのできるツールです。ツールを利用すれば、間近で仕事をしていないため、スタッフの仕事の状況が把握できず、仕事の進捗に問題が出てしまうといった事態を未然に防ぐことができます。周りの目がない状態での仕事というものは、どうしてもモチベーションの低下を招きやすく、作業の遅れや勤務時間の不明瞭さ、不慮のミスなどが発生してしまいがちです。さらにセキュリティルールが曖昧になってしまうケースもあり、重大なトラブルが起きてしまいかねません。テレワーク管理ツールを導入すれば、パソコンが操作された記録などをログとして記録することができ、正確な勤務実態を把握し、分析することが可能です。

テレワーク管理ツールと似た役割を果たすツールとして挙げられることが多いのが、勤怠管理ツールです。勤怠管理ツールではリモートワークでも打刻することができ、パソコンのログイン状況と併せて確認することで、最低限の勤怠状況を確認できるものとなっています。業務内容についても、日報などの記録で確認することが可能です。

しかし、一般的な勤怠管理ツールで行える機能はそこまでであり、極論を言えば出勤時間・退勤時間に打刻とログイン・ログオフさえしてしまえば、それ以外は何をしていてもわかりません。周りの目がないことで仕事が滞ってしまうと、全体の進捗が滞り、当該のスタッフやそれ以外のスタッフに後から多大な負荷がかかってしまうことになりかねません。テレワーク管理ツールがあれば、正確な勤務実態を確認できるようになるため、一定の作業進捗を確保できるようになるでしょう。テレワークという新たな形での働き方を円滑に導入していく上で、テレワーク管理ツールが果たしてくれる役割は非常に大きなものだと言えます。

テレワーク管理ツールはPC監視ツールとも呼ばれ、監視という名称からスタッフを縛るようなネガティブな印象を持たれがちです。スタッフからの反発なども想定し、導入のハードルが高く感じてしまうかもしれませんが、実際には管理側はもちろん、スタッフにも多くのメリットが得られるツールとなっています。

まず、PC上のソフトウェアの稼働状況などによって、スタッフの状態を把握できるということは、真面目に働いているスタッフに対して適正な評価ができることに繋がります。また、同じファイルをずっと開いているなどの状態を確認できるツールであれば、スタッフが作業進捗で悩んでいる状態を速やかに確認し、適宜手助けを行うことが可能です。中・長期的な視野で見ても、スタッフの月ごとの業務進捗などを確認しつつ、モチベーションや能力の向上を客観的に視覚化することが可能となります。モチベーションが低下している際にもフォローを入れやすくなるため、作業環境の向上に役立てることができます。

加えて、テレワーク管理ツールがあることで周囲との連帯感が生まれ、スタッフの孤立化を防ぎやすくなり、生産性が上がる点もメリットとして挙げられます。さらに、PCの状態を細かく視認できることにより、隠れ残業を抑止することが可能となる点も魅力として挙げられるでしょう。スタッフに圧力を与えるだけでなく、柔軟なサポートを行い、働きやすい環境づくりを行っていく上で役立ってくれるツールです。

テレワーク管理ツールに備わっている機能について、より具体的に見てみましょう。起動ログをチェックする機能では、PCの起動とシャットダウンの時間をチェックし、スタッフの申告している勤怠時間に誤りがないかを確認することができます。ソフトウェアの操作ログをチェックする機能では操作の履歴を確認することができ、併せて業務に無関係なソフトウェアを起動していないかなどの確認を行うことが可能です。似た機能としてブラウザアクセス履歴を見ることができ、こちらも業務時間内に無関係なサイトにアクセスしていないかとチェックすることができます。キーログという機能では、キーボード操作のログを取ることができ、業務と関係のない操作をしていないか、情報漏洩に繋がる操作がされていないかなどのチェックが可能です。セキュリティに関連した機能としてもう1つ挙げられるのがデバイス接続履歴で、接続しているデバイスの種類、接続されたタイミングをチェックすることができます。画面キャプチャ機能では、一定時間ごとにPCの画面を撮影することによって、勤務時間の申告や在席・離席の深刻に虚偽がないかをチェックすることができます。これらの機能を複合的に活用することによって、精度の高い管理を行うことが可能になるでしょう。

今回はテレワークの導入を強力に支援してくれる、テレワーク管理ツールについて、さまざまな情報をご紹介させていただきました。SFA・営業支援システムである「NICE営業物語 on kintone」ではテレワーク管理テンプレートという機能が備えられており、予定&報告の一括登録やスケジュール管理などを行うことが可能です。テレワークで行う作業の予定や活動実績を一括で登録し、予定と実績を色分けして登録することでスケジュールを視認しやすくなるなどの機能が備えられており、管理をスムーズ化します。テレワーク管理ツールを導入すれば業務効率の大幅な向上を望むことができ、管理側・スタッフの両方がメリットを感じることができるでしょう。テレワークを行っていく上で、ぜひ管理ツールの利用を検討されてみてはいかがでしょうか。