生産年齢人口が年々減少している現代日本において、業務全体の効率化を実現し、従業員1人あたりの労働生産性を高めることは企業の大きな課題となっています。

そんな日本のビジネス業界で近年人気を集めているのが、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型業務アプリケーション作成サービス「kintone（キントーン）」です。テレビCMでもおなじみのサービスなので、名前を見聞きしたことがあるという方は多いでしょうが、具体的にどんなサービスなのか、導入するとどんなメリットがあるのか、いまいちわからないという人も少なくないようです。

そこで今回は、kintoneを導入するメリットや、kintoneを使って業務を効率化するコツをご紹介します。

業務改善を目指す企業がkintoneを導入すると、以下のようなメリットがあります。

kintoneの最大の特徴は、簡単な操作でさまざまな業種・部署に適したアプリを作成できるところです。

数ある機能や100以上のサンプルアプリの中から、業務内容に合ったものを選んでシステムを構築できるため、本当に必要な機能だけを無駄なく搭載したアプリを作成することができます。

既存のシステムの場合、搭載されている機能があらかじめ決まっているので、「こんな機能が欲しい」「不要な機能が多すぎて使いづらい」といった不満が起こりにくく、使い勝手の良いスマートなアプリを手に入れることが可能です。

もちろん、デザインや設定は自由にカスタマイズ可能。システムを使いながら必要に応じて変更を加えていけば、より利便性の高いアプリとなり、業務効率もぐんとアップします。

kintoneを利用して部署ごと、プロジェクトごとにアプリを作成すれば、同じアプリを使っている従業員同士で、情報をすばやく共有することができます。

特に営業職の場合、案件や商談を担当者個人が管理しているケースが多く、担当者が不在・異動・退職した場合、顧客情報が引き継がれにくいという問題を抱えがちですが、kintoneで情報を一元管理すれば、営業のブラックボックス化を防ぐことができます。

また、情報をすばやく共有することで、意思決定のスピードもアップし、ビジネスチャンスをつかみやすくなるところも大きなメリットのひとつです。

既存のシステムを業種や部署に合わせて構築しようとすると、別途カスタマイズの費用がかかります。カスタマイズ費は1件ごとに発生するため、部署やプロジェクトごとに設定の変更を加えると、多額のコストと手間、時間がかかってしまいます。

kintoneなら、簡単操作で部署・プロジェクトごとに適したアプリを作成できるので、カスタマイズにかかる費用を大幅に節約できます。

また、kintoneの使用に特別な知識や技術は必要ありませんので、システムの構築を外注する手間と費用も省くことができます。

kintoneはさまざまな業種・部署に対応するオールマイティなサービスですが、特に以下のような特徴をもつ企業との相性が良く、大きな業務改善効果が期待できます。

業務のブラックボックス化が進んでいる企業では、特定の担当者がいなくなると業務が滞りやすく、引継ぎ不足によるトラブルを招く要因にもなります。

kintoneを導入すれば、業種や部署、プロジェクトごとにアプリを作成することで情報を一元管理できるため、「◯◯さんがいないとわからない」といった問題を解消することができます。

従来のように、紙媒体で顧客情報や案件情報を管理していると、ファイルが徐々に増えていって目当ての資料や情報を探すのにかなりの手間と時間がかかってしまいます。

情報を一元管理できるkintoneなら、必要な情報をすぐに見つけ出すことができるので、余計な時間と労力を消費せずに済みます。

業種や部署ごとに適したシステムを新たに開発するためには、多大な時間とコストが発生します。

特に自社開発の場合、システム開発の知識・経験のある従業員が必要になりますが、kintoneはプログラミングの知識や技術を持たない方でも簡単操作でアプリを作成できるので、新たな人材の雇用・育成の手間・コストも省くことができます。

kintoneは単体でも業務効率化に役立つサービスですが、SFA（営業支援システム）と合わせて導入すると、より営業職の生産性を向上させることができます。現在、日本にはさまざまなSFAが存在しますが、kintoneと一緒に導入するのなら、SFA・営業支援システム「NICE営業物語on kintone」がおすすめです。

「NICE営業物語on kintone」は、kintoneをベースに、株式会社システムズナカジマが自社のSFA・営業支援システム「NICE営業物語」で培ってきたノウハウを元に構築された操作性・柔軟性に富んだSFAです。

日々の営業活動や、顧客先での対応状況を登録すると、すべての情報が顧客に紐づけられ、過去の活動から案件情報に至るまで、一画面で確認できるようになります。部署やプロジェクト単位で情報を共有すれば、担当者ひとりひとりの活動が可視化されるので、必要に応じてサポートを入れたり、成功事例を手本として提示したりすることが可能となります。

もともと自由度の高いkintoneをベースにしたシステムなので、カスタマイズ性や拡張性も高く、好みの機能をプラスして使い勝手の良いシステムに仕上げられるところも大きな特徴です。営業のブラックボックス化が進んでいる、プロジェクトチーム内のコミュニケーションが取りづらいなどの問題を抱えているのなら、kintoneベースで使いやすい「NICE営業物語on kintone」の導入を検討されることをおすすめします。

「NICE営業物語 on kintone」は、以下のようにさまざまな業種で導入されています。

• 飲食系のホールディング会社
• 飲食店・小売り・サービス業向け 総合支援サービスの開発・運営
• 新卒向け逆求人サイトの開発・運営
• M&A仲介、企業価値評価・向上に関するコンサルティング
• 不動産仲介業

いずれの業種においても導入したことで、業務改善につなげられています。

ここでは「NICE営業物語 on kintone」を導入した企業が抱えていた課題、導入理由、効果、今後の活用方法をご紹介します。

導入前には、関連会社間でシステムが異なり情報共有が難しく、クロスセルにつなげられないという課題がありました。
また、Googleスプレッドシートに記載して情報を共有するという属人的かつ非効率的な作業の解消も課題として挙がっていました。

選定した理由として、kintoneを社内で導入することが決定していた点が挙げられます。kintone上で操作できるSFAであるうえに、デモで確認した結果も自社の想定に適していたことが導入の決め手となりました。

導入したことによって、以下のような情報の一元管理が可能になっています。

• 顧客情報
• 名刺情報
• 案件情報

また、請求書システムと連携することによって、業務の効率化と見える化を実現。情報の管理が統一されたことで、関連企業間とのクロスセル管理も容易になりました。

さらに、請求・入金の確認が見える化されたことで、営業担当者の金額に対する意識変革にもつながっています。ほかにも、管理会計・財務会計における予算と実績確認が可能になったというメリットもあります。

「NICE営業物語 on kintone」は各種システムとの連携が可能です。そのため、社内システムとを連携させると同時に他システムからデータを取り込み、一層の業務効率化につなげることを目標としています。

また、リード管理システムとの併用でテレコール管理を構築し、情報管理の統合も目指しています。

最後に、営業におすすめなkintoneベースのSFAシステムをご紹介します。kintoneを導入したいけど「アプリの作成が難しそう」「営業向けのアプリをすぐに使いたい」方におすすめなのが、kintoneベースで作られたSFAツール「NICE営業物語 on kintone」です。

「NICE営業物語 on kintone」は情報の一元管理に特化しており、情報を活用して営業活動をサポートするシステムです。手軽に導入でき、柔軟なカスタマイズができるので、一人ひとりに定着しやすいのが魅力となっています。

もちろんセキュリティやデータの保存性の高さが維持できるように整備されているので、安心して利用できます。kintoneを営業支援システムSFAとして活用したい方は、ぜひ「NICE営業物語 on kintone」の導入を検討してみてください。