RPAとは？自動化できる業務や導入メリットを徹底解説

営業活動で行われているさまざまな業務を自動化するために注目されているのがRPAです。RPAについて聞いたことはあっても、内容を理解するのに難しさを感じる方は少なくありません。当記事では、RPAの概要と導入のメリットについて詳しく解説します。

RPAとは、「Robotic Process Automation」の頭文字をとったもので、パソコンで行う業務のいくつかをロボットで自動的に行うソフトウェアを指します。サーバーにソフトウェアをインストールして使用するため、サーバーをまたいで大規模・広範囲の業務を自動化することが可能です。同じような仕組みにbotがありますが、botはエンジニアやプログラマーが業務の手順をプログラムしなければ機能しません。また、botは同じ業務を繰り返し実行し続けることに特化しています。一方、RPAはプログラミングの必要はなく、業務の内容を覚えさせるだけで機能する点が特徴です。RPAは、AIのように学習したり知識を蓄えたりする必要がないので、短期間で導入できる利点もあります。

RPAでは、自動化できる業務が多くあります。自動化できる分野もさまざまで、経理部門、人事部門、営業部門、マーケティング部門で役立ちます。とくに営業部門でRPAを導入できる業務を紹介します。

RPAを利用すれば、在庫管理が自動化できます。在庫数をあらかじめ記録しておけば、出荷数や出荷予定数を自動的に取得して現在の在庫を把握したり在庫の予測を立ててくれたりします。在庫の情報をメールで知らせてくれる機能もあるので、リアルタイムの在庫管理が可能です。

RPAでは、顧客情報の管理も自動で行えます。顧客の情報をいちいち手入力するのは非常に手間ですが、RPAにはスクレイピングという機能が搭載されており、特定の条件を満たすデータを自動的に抽出できます。自動的にWebサイトから必要な情報を抜き出したり、申込情報の中から顧客情報だけをピックアップしたりできるので、営業担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

RPAとSFA（営業支援ツール）を連携させれば、さらに効果的な営業活動が可能になります。とくに日報作成をRPAに任せることで、最大のパフォーマンスが発揮できるでしょう。営業担当者がSFAに日報を入力すると、翌日のタスクや取引先のアポイントを教えてくれたり、報告書を作成してくれたりします。SFAに入力された情報を自動的に分析するようRPAに業務を覚えさせておけば、どの顧客にアプローチするのが良いのか分かることでしょう。加えて営業担当者の行動分析も自動的に行えるので、営業成績の良い担当者の商談の進め方などを共有して全体のスキルアップにつなげられます。

営業担当者が結果を出して、取引先が増えれば増えるほど見積書や請求書を発行する手間も増えます。RPAを利用すれば、ごく基本的な情報を入力するだけで見積書や請求書の発行を自動化することが可能です。ルーティンになっている書類であれば、毎月決まった日に自動的に作成させることもできるでしょう。

RPAを導入するメリットは、自動化だけではありません。特定の業務の自動化に伴って、さまざまな恩恵を受けられます。RPAを導入するメリットを見ていきましょう。

RPAを導入すると、営業担当者の事務作業を大幅に削減できる可能性があります。たとえば、請求書の発行はそれほど工程数があるわけではありませんが、数十社分の書類を作る場合にはかなりの時間が取られます。営業担当者は外回りをしてから事務作業を行うことも多いので、残業を強いられることも珍しくありません。RPAを使えば、書類作成や情報を記録することなど多くの事務作業を自動化できます。

RPAを導入すると、生産性が向上します。RPAによって事務作業の負担が減るため、営業担当者はより高度な業務に集中できます。創造性が求められる業務や密なコミュニケーションが必要な業務により多くの時間を割けるようになります。さらに、RPAに書類作成を行ってもらえば、人為的ミスが発生するリスクを最小限に抑えられます。入力した情報さえ正しければ、正確に業務を行ってくれるので、営業担当者は安心して別の業務に集中できるでしょう。

営業担当者が事務作業を行わなくてよくなれば、顧客対応により集中できます。帰社して事務作業をする必要がないのであれば、取引先に留まれる時間が長くなり、顧客とより密なコミュニケーションを取れるでしょう。RPAを導入すれば、営業部門全体の利益につながります。

RPAを導入する際には、いくつかのポイントを押さえておかなければなりません。失敗しないRPA選びに役立つ3つのポイントを紹介します。

RPAにはさまざまな機能があるため、どのような機能を必要としているか洗い出しが必要です。対応できる範囲が広いRPAは価格も高額になるため、費用対効果をよく検討する必要があるでしょう。

RPAは導入で終わりではなく、従業員が使い続けられるかどうかが重要です。自動化したい範囲が広がっても対応できるか、直感的に操作できるかといったポイントを見極める必要があります。

RPAには、クラウド型とオンプレミス型という2つの種類があります。クラウド型はクラウド上で操作を行うので、導入コストが少なくメンテナンスの手間もありません。一方、オンプレミス型は、自社にサーバーを設置するタイプです。自社に合わせたカスタマイズがしやすく、自動化できる範囲も広いのが特徴です。

RPAを導入すれば、多くの事務作業を自動化して営業担当者の負担を大幅に減らせる可能性があります。自社に合った製品を選び、求めている機能を明確にすることで、費用対効果の高いRPAが導入できるでしょう。