kintoneを使ってできること・できないことを紹介
kintoneは業務改善プラットフォームとして、さまざま企業で導入されています。そのため、自社での導入を検討しているケースもあるかもしれませんが、実際に何ができるかを確認しておくことが大切です。
この記事ではkintoneでできること、できないことを解説します。
kintoneでできること
kintoneではさまざまな作業が可能です。たとえば次のようなアプリを作成できます。
- 顧客管理・案件管理
- プロジェクト管理
- ファイル管理
- 日報管理
1. 顧客管理・案件管理
kintoneで顧客・案件管理アプリを作成することで、部署や従業員一人ひとりが管理していた顧客情報や案件情報を、顧客・案件管理として一元管理可能です。顧客・案件管理アプリを活用することで、企業全体で顧客の情報を共有しやすくります。また、アプリのフォーマットを統一すればデータ分析やグラフ化もしやすくなるでしょう。
2. プロジェクト管理
従業員の業務の進捗状況は、それぞれが個人で管理しています。しかし、それぞれで管理していると、属人化してしまい進捗の共有が遅れてしまう可能性があります。kintoneでプロジェクト管理を作成すれば、従業員それぞれが管理していた業務の進捗状況を一元管理可能です。kintoneではプロジェクトに関連するファイルややり取りも管理できるため、進捗状況を効率的に把握できます。
3. ファイル管理
社内ではさまざまなファイルが複数の従業員に使用されています。そのため、場合によっては、誰がいつファイルを変更、修正したのかといった履歴を追う必要が出てきます。この際に役立つのがkintoneによるファイル管理アプリです。ファイル管理アプリは社内のファイルを一元管理できるため、変更履歴や更新日などが把握しやすくなります。
4. 日報管理
kintoneでは日報管理アプリの作成も可能です。日報管理アプリを作成して、業務での報告を入力していくことで、情報が共有されミーティングの機会を減らせます。また、記入された日報は後から確認できるため、振り返りやメンバーとのコミュニケーションとしても活用できます。
kintoneでできないこと
kintoneではさまざまなアプリを作成可能です。一方で、対応していない関数がある、1アカウントで導入できるプラグインが限られるといったように、kintoneでもできないこともあります。
1. 対応していない関数がある
kintoneは計算の機能もありますが、対応している関数は限られます。そのため、Excelで複雑な関数を使用している場合、kintoneでは同じ計算ができない可能性があります。
2. 1アカウントで導入できるプラグインに限りがある
kintoneのアプリは拡張機能（プラグイン）を使用して、より使いやすくできます。しかし、kintoneではひとつのアプリに対して、使用できるプラグインは20個までです。20個は十分な量ですが、多くのプラグインを使用してアプリをカスタマイズする際には注意が必要です。
kintoneを導入するときのポイント
kintoneを導入する際は、導入目的を明確にしておきましょう。また、スペース機能やスレッド機能の活用、入力項目の削減なども、kintone導入時のポイントです。
1. kintone導入の目的を明確にする
kintoneを導入する際は、なんのためにkintoneを導入するかという目的を明確にしておきます。kintone導入の目的は、入力の手間を減らす、間違いを減らすといった目先のことだけでなく、kintone導入によって自社が今後どのようになっているかという将来的なことを考えましょう。また、明確にした目的は、従業員がログイン時に必ず目にするポータルに記載するのがおすすめです。ポータルに記載することで従業員への意識づけになります。
2. スペースとスレッド機能を活用する
kintoneにはスペースとスレッド機能があります。スペース機能によってチーム単位でkintoneを使用できるようになり、スレッド機能によってコミュニケーションに活用できる掲示板が開設できます。
3. 入力項目を減らす
kintoneを導入しても従業員が使用しづらくては、業務の効率化や生産性の向上にはつながりません。そのため、従業員が使用しやすいように、kintoneに入力する項目は少なくしましょう。入力項目が多いと従業員は入力作業を億劫に感じてしまいます。
4. 使用頻度の高いアプリへの動線を確保する
使用する頻度の高いアプリの動線を確保することで、スムーズに使用できます。使用頻度の高いアプリの動線を確保する方法として、ポータルの活用が挙げられます。ポータルによく使用するアプリのアイコンを設定する、アプリの画面へのリンクを貼っておくことで、すぐにアプリを利用できます。
【まとめ】
kintoneを活用して生産性を高めよう
kintoneは顧客管理・案件管理、プロジェクト管理など業務の生産性を高めるアプリを作成可能です。また、プラグインを用いることで自社に合ったアプリにカスタマイズできます。kintone対応のSFA「NICE営業物語 on kintone」はkintoneの特徴を生かして、さまざまな業種、業務に適したテンプレートを使用可能です。直ぐに運用をスタートできるため、導入から運用開始までの時間を大幅に短縮できます。
ルートセールス向けテンプレート、製造業向けテンプレートなど自社にあったテンプレートを活用しましょう。
