kintoneでワークフローを管理するコツを解説
企業の業務では、稟議書や休暇申請などさまざまなワークフロー（申請業務）が発生します。重要な事案に対して、複数のチェックや承認を挟むことで適切に業務を進めていけます。しかし、申請内容によっては承認に時間がかかってしまうといった点がデメリットです。
この記事ではkintoneを活用してワークフローを管理するメリットや効率的にワークフローを進めていくコツを解説します。
kintoneでワークフロー（申請業務）を管理できる？
kintoneの機能としてプロセス管理機能があります。プロセス管理機能では、複数のユーザー同士がレコード（情報）の編集や確認・承認が可能なため、ワークフロー（申請業務）を管理可能です。そのため、休暇申請や交通費申請などをkintone上で完了できます。
kintoneでワークフロー（申請業務）を管理するメリット
kintoneでワークフローを管理することで、申請への対応漏れを減らせます。スピーディな対応が求められる申請への対応が漏れしまうといったリスクを軽減できます。また、外出先からであっても申請や承認が可能です。
1. 申請フローの一元化で対応漏れが減少
ワークフローによってフローが異なるケースがあります。たとえば休暇申請はメールで届き、交通費申請はExcel、稟議書は紙書類で届くといったようなケースでは、申請への対応が漏れてしまうかもしれません。ワークフローに対応漏れが発生してしまうと、その後の業務に影響を及ぼしてしまいます。もし新規案件の稟議書への対応が遅れてしまうと、案件のスタートもどんどんと後ろにずれていってしまいます。このような申請への対応漏れを防ぐのには、kintoneでワークフローを管理しましょう。kintoneの申請業務管理に切り替えることで、バラバラだった申請フローが一元化されるため、対応漏れのリスクを軽減できます。
2. どこからでも申請・承認が可能
紙で申請業務を行っている場合、申請や承認のために書類を手渡す必要があります。そのため、テレワークへの対応が難しく、テレワークを実施していても申請や承認のためだけに出社しなければなりません。一方、kintoneでの申請業務はスマートフォンからでも行えます。申請された場合はスマートフォンに通知が来るためすぐに確認可能です。承認もワンクリックで完了します。
3. 自社の承認フローに合わせたカスタマイズが可能
kintoneでのワークフロー管理は、自社の承認フローに合わせてカスタマイズが可能です。そのため、経費精算、労務業務申請、契約押印申請など、あらゆるワークフローに活用できます。また、チェックボックス、計算機能などを組み合わせることで業務にあった申請書を作成可能です。
4. 他機能と組み合わせることで生産性を高められる
kintoneにはワークフロー以外にも、特定の人にメッセージを通知するメンション機能、案件のリマインド機能など多くの機能が備わっています。これらの機能をワークフローと組み合わせて使用することで、より効率的に業務を進められるため、生産性の向上につなげられます。
kintoneでワークフロー（申請業務）を管理するときのコツ
kintoneでワークフローを管理するコツは、kintoneに備わったさまざまな機能を活用することです。kintoneの機能を活用することで、条件に応じた申請プロセスの変更などが可能になります。
1. 承認を設定する
ワークフローには複雑なプロセスが発生するケースがあります。たとえば係長、課長、部長いずれかの承認が必要な申請もあれば、係長、課長、部長すべての承認が必要な申請もあるでしょう。このような際、申請者はkintoneのワークフローで承認者を選択可能です。承認者をあらかじめ設定することで複雑なワークフローもスムーズに進行できます。
2. 条件でプロセスを変える
kintoneのワークフロー管理は条件でプロセスを変更可能です。たとえば、備品購入の稟議だとしたら「10万円未満は所属長の承認で可」「10万円以上は部長の承認が必要」といったように条件で承認の工程を変更できます。条件はプロセス設定でアクションの実行条件を設定することで、条件に応じたアクションボタンが表示されるようになります。
3. 承認されたら関係者に通知が届くようにする
kintoneのワークフローではステータスが変更され、作業者に通知が届きます。しかし、ワークフローにおいては作業担当者以外にも通知すべきケースがあるでしょう。kintoneのワークフロー管理では、特定の従業員に対してメンションを付けて通知を出すことができます。また、条件を設定しておくことで、その条件に達した際に通知を送ることも可能です。
4. 承認済みの情報は編集できないようにする
kintoneはワークフローのステータスに応じてアクセス権を変更することができます。たとえば承認が済みステータスが完了になった情報については、全員のアクセス権を閲覧のみにして、編集や削除ができないような設定も可能です。過去の申請状況が編集、削除できなくなることで、記録としてkintone内に蓄積されていきます。
【まとめ】
kintoneでワークフローの管理を効率化
kintoneはワークフロー管理に活用可能です。kintoneでワークフローを管理することで、申請フローが一元化できて対応漏れを減らせる、どこからでも申請・承認ができるといったメリットが生まれるため、ワークフロー管理を効率化可能です。
kintoneでワークフローを管理するのであれば、kintone対応のSFA「NICE営業物語 on kintone」を活用しましょう。SFA・営業支援システム「NICE営業物語 on kintone」はkintoneの特徴を生かし、フォームの設定をカスタマイズできるため、自社に合った専用のテンプレートを構築可能です。「NICE営業物語 on kintone」はワークフロー以外にも顧客管理や予算実績管理なども可能なため、ワークフローの管理をより効率化できます。
