営業支援ツール（SFA）は導入すると、どのような効果が得られるのでしょうか。今回はSFAの導入によってできることをご紹介します。

また、SFAの導入時に確認したいのが、搭載されている機能と、自社の営業活動への活用方法です。SFAの営業支援以外の機能も使いこなして、 導入効果をさらに高めましょう。

SFAでできることやSFAによっては他にもできる機能があること、具体的にどう営業活動に活かせるかを解説します。

営業支援システムとして、SFAが供給する機能として、次の8つの機能が挙げられます。

• 顧客管理
• 営業報告
• 案件管理
• 商談の進捗度確認
• 予算実績管理
• キーパーソン管理
• 実績グラフ
• スケジュール共有

本章では、どのSFAにも搭載されている、基本的な機能をご紹介します。

顧客管理は顧客の情報をデータベース化し、一元管理するための機能です。顧客の名前だけでなく、住所や電話番号、ファックス番号、メールアドレス、ホームページのURLなどのさまざまな情報をデータベースに登録し、スマホやタブレットで閲覧することができます。顧客ごとにメモや備考などを付け加えることも可能です。

また、SFAの顧客データベースには、顧客に紐づいた案件をまとめて表示する機能があるため、停滞している案件や期限が迫った案件を見逃しません。SFAの顧客管理機能を有効活用するには、新しい顧客を開拓したり、既存顧客の役職や肩書きが変わったりしたら、一つずつこまめにデータベースを更新することが大切です。SFAを導入するときは、SFAの機能をどのように営業活動に活かすのか、事前に運用イメージをふくらませましょう。

SFAのメイン機能の一つが営業報告機能です。営業報告機能は、営業日報や営業報告書の作成を効率化し、営業担当者の負担を軽減するための機能です。複数社の営業報告を行う場合も、まとめて報告書を作成できます。営業日報に登録できる情報はSFAによって異なります。一般的なSFAの場合、以下のような項目を営業日報に記載することが可能です。

• 案件名
• 顧客の氏名
• 取引先の社員情報
• 営業日
• 営業目的
• 備考

商談の前に結果以外の詳細情報を入力しておけば、商談後の情報入力が楽になります。ほとんどのSFAは、社内のパソコンだけでなくスマートフォンでも利用できます。客先への移動中などのスキマ時間を活用し、営業日報を効率よく作成することが可能です。時間や場所にとらわれず営業報告ができるため、テレワークやリモートワークにも対応できます。

複数の案件を同時並行して進める場合は、SFAの案件管理機能を活用すると便利です。案件管理機能とは、案件ごとの詳細や進捗状況をリーダーボードにまとめ、営業チーム内で共有する機能を指します。

たとえば、案件名や取引先の担当者名、案件ごとの予想売上や訪問結果などのデータを登録することが可能です。訪問結果を分析し、成約率や受注率を予測して、案件ごとの確度を評価できるSFAも存在します。

また、案件の優先順位付けを行う機能も便利です。SFAによっては、売上高から仕入れ原価を差し引いた粗利を案件ごとに登録し、大まかな優先順位を求めることもできます。このようにSFAの案件管理機能を活用すれば、案件に紐づいた情報をまとめて管理できます。営業担当者が異動・退職した際の引き継ぎが容易なのもSFAならではの魅力です。

SFAには、商談ごとの進捗状況をまとめて管理する機能もあります。「いつ商談が発生するか」「次回の訪問日はいつか」が一目でわかるため、効率的に営業活動を進められます。

また、なかなか話がまとまらない商談や、停滞している商談もわかるため、管理者が営業担当者に指示を出しやすくなります。商談管理機能の画面は案件管理機能とよく似ていますが、以下のような情報を登録するのが一般的です。

• 商談の発生日
• 提案を行った日
• 見積りを提示した日
• 商談の進展があった日
• 受注・契約日

予算実績管理とは、事前に営業目標を設定し、その達成度を管理する取り組みのことです。予実管理と呼ばれることもあります。SFAにも予算実績管理機能があるため、営業担当者ごとの成果や実績を客観的に評価することが可能です。目標達成までのハードルが可視化されるため、営業担当者のモチベーションアップが期待できます。

Excelやスプレッドシートを用いた予実管理と違い、SFAの予実管理機能は、目標と実績を事前に入力するだけで目標達成率が自動的に計算される仕組みになっています。表や関数を一から作る必要がないため、予実管理の工数を大幅に削減できます。

商談において中心的な役割を果たす人物をキーパーソンと呼びます。商談の成約率を高めるには、取引先のキーパーソンについての情報を収集し、最新の状態に保つことが大切です。SFAにも「キーパーソン管理」や「キーマン管理」機能があります。
たとえば、以下のような情報を登録することが可能です。

• 会社名
• キーパーソンの氏名
• キーパーソンの部署
• キーパーソンの役職
• 郵便番号や住所
• 電話番号
• メールアドレス

また、紙の名刺をスキャンし、画像データとして取り込むこともできます。名刺管理ソフトと連携可能なSFAなら、名刺をデータ化する手間がかかりません。案件管理機能と同様に、担当者の変更があった際もスムーズに引継ぎできるのが魅力です。

売上、アポイント件数、受注数などの実績を数字で表しても、一目でわかりづらい場合があります。SFAの実績グラフ機能を活用すれば、営業担当者ごとの成果をグラフ化し、視覚的にわかりやすく表現することが可能です。たとえば、担当者ごとの売上の推移や、担当している案件の種類の比率などをグラフ化できます。作成した実績グラフは、SFAのシステム画面のダッシュボードに表示することも可能です。簡単操作で正確にグラフを作成できるため、業務効率化につながるのもポイントです。

スケジュール共有は、営業担当者ごとのタスクやスケジュールを可視化し、チーム全体で共有する機能を指します。営業担当者のスケジュールだけでなく、サポート担当者など他の部署の社員のスケジュールもわかるため、急な依頼が発生しても容易にスケジュールを調整できます。たとえば、営業担当者とサポート担当者の協業が必要な納品、設置作業などを行う際も、SFAのスケジュール共有機能があれば安心です。

SFAによっては他にも便利な機能もある

SFAの主な機能は営業支援ですが、導入するSFAによっては他の便利な機能が搭載されています。
今回ご紹介するのは以下5つの機能です。

• スケジュール共有
• クレーム管理
• ポータル画面の変更
• 見積書作成
• お問い合わせフォーム設置

外出が多い営業スタッフにとって便利なスケジュール共有機能は、会社全体で活用すると時間を効率的に使えます。社員同士横のつながりを意識できるだけでなく、急な人員配置など人員を管理する側にとっても利便性の高い機能です。電話やメールで別途確認する必要がなくなり、手間も削減できます。

顧客やユーザーのクレームを管理する機能では、再発防止だけでなく専門部署に対応を任せた際に、優先順位を把握しやすいメリットがあります。また、誰が応対したのかも記録できるので、各自責任をもってクレームに対応できます。クレームの情報が残っていることで、製品改良の際に役立つ可能性があるのも魅力の一つです。

ポータル画面とは、SFAのトップページに表示される画面のことです。SFAによっては、ポータル画面ではなくダッシュボードと呼ばれています。営業ポータル画面には、営業担当者ごとの実績や、案件ごとの売上、直近のスケジュールなど、さまざまな情報をまとめて表示できます。表示項目は自由にカスタマイズできるため、自社に合ったポータル画面を作成することが可能です。

見積書作成とは、SFAの管理画面に必要な情報を入力するだけで、自動で見積書を発行できる機能です。見積書はPDFファイルで出力し、そのままメールで顧客に送付することができます。見積書のデータは商談管理機能と紐付けられるため、商談内容に変化があった場合はすぐに見積書の内容を変更できます。

SFAによっては、企業ページにお問い合わせフォームを設置する機能があります。HTMLやホームページの知識がなくても、簡単操作でフォームを作成することが可能です。お問い合わせフォームから収集した顧客情報はSFAのデータベースに登録されます。営業担当者やサポート担当者がSFAで問い合わせ内容を確認し、顧客対応に活かすことができます。

自社に合わないSFAツールを導入しても、営業課題の解決にはつながりません。「機能が豊富なツール」「導入費用が安価なツール」という着眼点だけでなく、自社の営業課題に合ったツールかどうかを比較検討しましょう。自社の課題にあったSFAツールの選び方を解説します。

SFAツールには、導入コストが安価な中小企業向けのSFAと、企業単位での契約が必要な大企業向けのSFAの2種類があります。SFAによって利用ユーザー数の制限が異なるため、従業員規模に合わせてプランを選ぶことが大切です。大企業向けのSFAは高機能な製品が多く、利用ユーザー数に制限はありませんが、導入費用や月額料金が高額になる傾向にあります。

SFAツールによって、システムの柔軟性や拡張性が異なります。カスタマイズの自由度が高いSFAの場合、設定の変更や業務アプリの開発によって、既存の製品にはない機能を追加することも可能です。しかし、システムの拡張性が高すぎると、現場の営業担当者が使いづらさを感じる場合があります。SFAを導入する前に、必ず無料デモや無料トライアルを利用し、実際に使用感を確かめることが大切です。

最後に、SFAがどのように営業活動を支援するのかご紹介します。

SFAには、

• 効率化
• リアルタイム
• 一元管理
• 営業ノウハウの共有

などの魅力があります。

SFAを導入すると、情報管理にかかっていた時間が大幅に削減されます。また、情報を一括で確認できたり、目的の情報を見つけやすかったり、情報確認の際にかかる時間も削減できます。さらに、外出先で登録できるSFAなら、早い段階で商談内容の情報をデータに反映できます。新しい情報を社員同士で共有できるので、外出中の営業スタッフも新しい情報を元に営業活動が行えます。

SFAの魅力は情報の一元管理にもあります。紙やExcelなどで管理すると、まとまりが悪くなり、場合によっては紛失する恐れもあります。営業スタッフも情報をスマートフォン一つで社外に持ち出せるので、商談前に最終チェックが行えます。

そして、SFAの思わぬ支援が営業ノウハウの共有です。SFAでは予定を登録し、その予定に対して実績を登録していきますが、この実績登録を重ねていくと、個人個人の活動履歴が残ります。成績が良い営業スタッフの活動履歴を参考にすれば、部署や会社全体で営業成績を上げられる可能性があります。もちろん、自分の活動履歴を振り返って、反省すべき点を見返し、改善を重ねて成績を上げる方法もあります。

SFAには営業活動を効率的かつ手軽に行うための機能が搭載されています。紙で管理すると膨大な量になる顧客情報や個人の実績、商談の結果なども、データとして管理すれば、情報管理のためのスペースも不要です。

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SFAは営業スタッフだけでなく、社員全員で使えるスケジュール共有や、クレーム対応など、他の便利な機能も搭載されている可能性があります。SFAの導入を考えている方は、ぜひ前向きに検討してみてください。