SFAで案件管理を行うメリットとは？
エクセルでは難しい業務も簡単！

SFAで営業活動が効率化できるのは、SFAの中でもメインにあたる機能の案件管理に理由があります。
ここからはSFAの案件管理のメリットやポイントをご紹介します。

また、「エクセルでもSFAと同じ機能が実現できるのでは？」という疑問にもお答えしています。

SFAで案件管理を行うと、社内全体の営業活動を効率化できます。
ポイントは以下の3点です。

• 営業担当者の進捗状況がひと目でわかる
• 営業に関する知識が共有できる
• 情報の管理が捗る

SFAの導入によって自動的に営業活動が捗るのではなく、案件管理の機能を従業員全員でしっかり使いこなすことで、メリットが見えてきます。

SFAの案件管理機能で特に大きな機能が、進捗管理の機能です。SFAでは、商談がどの段階まで進んでいるかをツール上で管理できます。
紙ベースでの管理に比べると以下の3つがポイントです。

• 登録しやすい
• 更新しやすい
• 確認しやすい

営業活動では、担当者ごとの技量が商談結果に大きく関わります。SFAで案件管理すると個人の記録が詳細まで記録されるため、他の営業担当者のノウハウが共有できます。もちろん成績や販売実績、達成率の収集も効率化可能で、営業知識が共有できれば、教育時にも応用できるのがポイントです。

また、部内で営業活動の連携が図れるのもSFA導入によるメリットです。確度が低い顧客に対して無駄のない人員配置ができる他、従業員同士でミスがカバーできます。担当者引継ぎの際も、登録した情報が引継ぎ資料として活躍します。

SFAの導入によって自然と達成できるのが、情報管理の効率化です。SFAではパソコンやスマートフォンを使って簡単に登録できるので、情報が蓄積しやすくなります。また、紙に比べて管理の効率が上がるのもメリットの一つです。

条件を指定して検索したり、並び替えたり、登録した情報は自動的に整列されるので、再び参照する際に探し出しやすくなります。

SFAの案件管理機能を活用すれば、さまざまなデータを一元管理できます。導入するSFAにもよりますが、例えば以下のような案件データを管理することが可能です。

• 案件名
• 顧客名
• 担当者
• 顧客の流入経路
• 進捗状況
• 受注／失注
• 受注率
• 予想売上額

案件名や顧客名、案件の担当者などの基本情報はもちろん、案件ごとの進捗状況や受注／失注のステータスを見える化し、スケジュール管理をおこなうこともできます。また、受注率や予想売上額を計算し、営業戦略に活かすことも可能です。SFAで管理すべき8つの項目を解説します。

SFAの案件管理機能なら、複数の案件名を一覧化して表示できます。同時並行で進めている案件も、わかりやすく一目で管理することが可能です。案件名の登録方法は直接入力するほか、連携可能な外部サービスがあればCSVファイルなどの形式でインポートすることもできます。

案件ごとの顧客の名前を登録することも可能です。顧客管理機能のあるSFAなら、顧客名や住所、郵便番号、電話番号などの基本情報を紐づけて登録できます。また、顧客ごとの案件をまとめて一元管理することもできます。

案件ごとの担当者の名前を登録できます。担当者名を登録しておくことで、案件の責任者が誰かを明確化することができます。また、営業マネージャーが案件ごとの担当者名を把握し、フォローしやすくなります。

SFAによっては、案件獲得に至った顧客の流入経路を登録できます。Web広告やオウンドメディア、Webフォーム、SNS、展示会やセミナーなど、顧客の流入経路はさまざまです。案件ごとの流入経路を登録しておくことで、営業戦略が立てやすくなります。例えば、特定の流入経路の受注率が高い場合、予算や人員を重点的に回すといった施策が可能です。

「進捗状況」はSFAでもっとも重要な管理項目の一つです。案件ごとの進捗状況をデータベースに登録しておけば、担当者やマネージャーがいつでもどこでも確認できます。例えば、「商談発生」「商談中」「商談進展」「クロージング」など、任意のタグで進捗状況を管理できます。もし案件が長期的に停滞している場合は、マネージャーが案件一覧から担当者を確認し、指示やアドバイスを与えることが可能です。

「受注／失注」は商談の結果を管理する項目です。もし商談がうまくいった場合は「受注」、案件獲得に失敗した場合は「失注」と記載します。受注に成功した案件だけでなく、失注してしまった案件も登録しておくことで、うまくいかなかった原因を分析できます。また、同じ案件で複数の商品を提案している場合、商品ごとに受注／失注を記録することも可能です。

商談ごとの「受注／失注」を記録することで、受注率を計算できます。受注率の計算式は以下の通りです。

受注率＝受注数÷案件数×100

例えば、案件数10件のうち4件が受注に至った場合、受注率は4÷10×100＝40％です。商談ごとの受注率をSFAに登録しておけば、似たような案件を獲得した場合の受注確率を計算しやすくなります。もし受注確率が低いことが予想される場合、以前のアプローチを変更するなど、担当者に対策を伝えることが可能です。

受注率と見込み受注額がわかれば、案件ごとの売上予想を立てることもできます。SFAによっては、売上予想を自動で計算することも可能です。案件獲得後、売上予想と実際の売上が異なる場合は、数字に違いが生まれた原因を分析しましょう。

SFAを導入して効率化！案件管理の重要なポイント

実際に使用する前に、従業員同士で入力形式への認識を統一しておきましょう。入力形式が従業員同士で異なると、情報が扱いにくくなります。

例えば、案件名ひとつをとっても「システム導入（物流管理）」と「物流管理システム 導入」で2パターンできてしまいます。認識に違いがあると、同種の情報が別々に表示されてしまい、SFAの機能が活かせません。

• 案件名
• 顧客名
• 提案書

入力規則だけでなく入力する項目自体も見直しておくと、さらに使いやすくなります。SFAツールはさまざまな情報が扱えるように、案件活動に必要な入力項目が数多く用意されています。
使用前に、必須項目を決めておくのがおすすめです。

また、SFAは導入前に無料試用サービスを実施している場合があります。試用期間を活用して、必要な入力項目が揃っているか、逆に入力項目が過剰ではないか、ぜひチェックしてみて下さい。

案件管理だけでなく、顧客情報管理・商談プロセスの管理・スケジュール機能など、SFAに搭載されているその他の機能も、しっかり使いこなすのが大切です。

SFAは営業支援システムなので、営業活動に関わる便利機能を網羅しています。顧客情報に登録した情報は、各機能から呼び出しできたり、案件管理に登録した実績が実績グラフに登録されたり、各機能が連結されているのがポイントです。

SFAで案件管理をおこなわない場合、どのようなリスクが生じるのでしょうか。まず、案件情報を営業チームで共有できないため、業務の属人化や案件の見落としにつながるリスクがあります。また、停滞している案件があっても、案件管理をしていなければフォローできません。ここでは、SFAで案件管理をおこなわない3つのリスクを紹介します。

担当者の急な変更が発生した場合、案件の引き継ぎが必要になります。しかし、案件管理をおこなっていなければ、案件の顧客名や進捗状況などがわかりません。業務の属人化が進行し、担当者がいないときの案件を進められなくなるリスクが生じます。

案件の漏れや見落としが生じるリスクも高まります。特に複数の案件を同時進行する場合、案件管理をしていなければ商談のスケジュールを失念してしまう可能性があります。SFAによっては、案件の期限が近づいたときにアラートメールを送信する「アラート機能」が利用可能です。

案件管理をしていない場合、案件ごとの担当者や進捗状況がわかりません。長期的に停滞している案件があっても、誰が案件を担当しているのかがわからず、マネージャーがすばやくフォローできなくなります。このように案件管理しないリスクは数多くあります。SFAを導入し、案件ごとの担当者や進捗状況を一元管理しましょう。

エクセルを上手に活用すると、SFAの案件管理のようにデジタルな案件管理ができます。また、案件管理以外にも、シートを分けて顧客管理したり、実績をグラフに出力できるようにしたり、SFAのような機能を作り上げられます。

しかし、エクセルは以下のようなデメリットがあります。

• 機能を実装するのに時間がかかる
• データが増えると重くなる
• データの詳細な分析はできない

案件管理を行うなら、SFAの導入がおすすめです。
SFAでは単に案件管理を行うだけでなく、顧客情報や進捗度、スケジュールなどと結び付けて情報をより有効に活用できます。

また、情報の管理と一緒に、情報の共有と分析もあわせて行えるのがポイントです。
もし、SFAを導入したいとお考えなら『NICE営業物語 on kintone』の導入をご検討ください。

『NICE営業物語 on kintone』は営業担当者の目線で作られており、以下のような機能を多数備えています。

• 案件管理
• 顧客管理
• 営業報告
• 商談プロセス
• 実績グラフ
• スケジュール
• キーマン管理
• ポータル
• 見積もり作成